As luzes se apagam, os participantes já foram embora, os estandes estão sendo desmontados. Você finalmente respira aliviado. Mas o seu trabalho como organizador está longe de terminar. É nas horas e dias após o evento que grande parte do sucesso do seu projeto se decide.

O pós-evento, esse momento muitas vezes deixado para o fim da lista de tarefas, é decisivo: é aí que você prolonga a experiência, mede seus resultados e estabelece as bases para os seus próximos sucessos

Essa fase de análise, comunicação e fidelização é uma mina de ouro muitas vezes subestimada.

Neste artigo, descubra como transformar esse "depois" em uma verdadeira alavanca estratégica para maximizar o engajamento dos participantes, o ROI dos seus eventos e o impacto das suas próximas edições.

Por que é importante cuidar bem da sua fase pós-evento?

Muitas vezes negligenciada, a fase de pós-evento faz parte integral de qualquer estratégia de eventos. Ela permite transformar um momento pontual em uma alavanca duradoura a serviço dos seus objetivos.

A fase pós-evento deve, portanto, fazer parte integrante da sua gestão de eventos, já que é fundamental para:

  • Fidelizar e nutrir seus participantes. A jornada dos seus participantes com a sua organização não termina no fim do evento. Isso vale especialmente para seus leads, com quem você precisa fortalecer possíveis relações comerciais.
  • Valorizar a experiência oferecida e o trabalho realizado. A comunicação pós-evento permite transformar o seu evento em materiais e dados úteis para a sua organização.
  • Medir o desempenho, visando um retorno sobre o investimento máximo.
  • Entrar em um processo de melhoria contínua da sua estratégia de eventos, para aprimorar seus próximos eventos.

São muitos bons motivos para planejar como prolongar os efeitos positivos do seu evento sobre os participantes e sobre a sua empresa.

"Para os seus participantes, as 48 horas seguintes ao evento são cruciais: é nesse momento que a emoção ainda está viva. Uma comunicação rápida, personalizada e bem direcionada pode transformar um participante satisfeito em um verdadeiro embaixador. Para você, um evento bem-sucedido não é apenas aquele que transcorre bem, mas aquele do qual se tiram aprendizados para fazer ainda melhor na próxima vez. A fase pós-evento é o ponto de partida do seu próximo sucesso. É aí que uma plataforma de gestão de eventos faz toda a diferença: ela permite manter o controle da experiência após o evento, enquanto você se nutre de insights valiosos para as suas próximas edições.", Clara Weber, Account Manager na Digitevent.

Como gerenciar a logística pós-evento de forma eficaz?

Uma boa gestão pós-evento exige, antes de tudo, atenção especial à logística. Veja os pontos que você não deve negligenciar nesse aspecto.

Garanta a desmontagem e a organização do local

Antes de mais nada, certifique-se de antecipar a desmontagem do seu evento já na fase de preparação. Para isso, defina um cronograma preciso, alinhado com as restrições do local.

Não se esqueça de conferir os equipamentos. Faça um inventário do material alugado e uma verificação visual dos itens técnicos, e organize os equipamentos internos para reutilização futura.

Cuide das entregas e dos resíduos

Providencie a coleta dos itens não utilizados (como brindes ou materiais impressos excedentes) para armazenamento ou redistribuição.

Além disso, um evento de sucesso hoje não pode dispensar uma organização ecologicamente responsável.

No pós-evento, lembre-se especialmente de:

  • Organizar a separação dos resíduos (papel, plástico, itens técnicos, restos de alimentação, etc.) de acordo com as normas locais.
  • Pensar em ecodesign. Ao criar o seu briefing de evento, priorize materiais reutilizáveis, considere alugar em vez de comprar e reduza ao máximo as impressões.
  • Elabore um balanço ambiental simplificado, se possível, incluindo a quantidade de resíduos e as emissões estimadas de CO2, para valorizar sua abordagem de RSE nas suas comunicações.

Para ir além, conheça nossas 12 ações concretas para um evento ecologicamente responsável.

Pague seus fornecedores e faça o fechamento orçamentário e administrativo

O fim de um evento também é uma oportunidade para manter um bom relacionamento com seus fornecedores, especialmente os locais ou recorrentes. Para isso, procure respeitar os prazos de pagamento combinados.

Debruce-se também sobre o fechamento orçamentário do seu evento:

  • Finalize o orçamento real do seu evento, comparando as despesas realizadas com as previsões que você havia feito.
  • Faça uma análise dos desvios: houve estouros de orçamento ou, ao contrário, economias? Quais itens ficaram subutilizados ou mal dimensionados?
  • Atualize seus painéis de controle para extrair aprendizados para seus futuros projetos.

Faça um debrief com suas equipes

Um evento bem-sucedido também é um evento em que seus colaboradores e fornecedores externos se coordenaram bem, sem atritos. Por isso, vale a pena organizar uma reunião de encerramento logístico com as equipes, para fazer um balanço a quente e reunir os aprendizados em um relatório.

Quais boas práticas adotar na sua comunicação pós-evento?

Maximize o retorno sobre o investimento do seu evento criando conteúdo de alto valor agregado. Para isso, divida seu plano de comunicação pós-evento em várias fases: a quente e, depois, a frio.

Compartilhe conteúdos a quente

Para multiplicar o impacto do seu evento, é essencial se comunicar rapidamente após o encerramento.

Para isso, pense em utilizar:

  • E-mails de agradecimento personalizados. Eles podem incluir um resumo do evento, um link para as gravações ou para os materiais de apresentação. Esse e-mail permite agradecer e manter o vínculo com sua audiência logo após o fim do evento.
  • Um vídeo com os melhores momentos, divulgado nas redes sociais e por e-mail.
  • Vídeos de entrevistas rápidas, gravados durante o seu evento, que destacam os relatos de experiência dos seus convidados.
  • Posts nas redes sociais com os melhores momentos, frases marcantes ou fotos dos bastidores do dia do evento.
  • Um anúncio dos resultados de um concurso realizado durante o seu evento, para manter viva a energia coletiva.

Pense também em atualizar o seu site, com uma página pós-evento que traga o vídeo de recapitulação, fotos do evento e os principais momentos vividos no dia.

Crie conteúdos a frio

Depois de um evento recente, não deixe seu público esquecê-lo: cabe a você compartilhar conteúdo a frio que estenda ainda mais a experiência vivida.

Para isso, você pode criar:

  • Artigos de blog, apresentando, por exemplo, os principais aprendizados do seu evento ou o balanço de uma palestra especialmente interessante.
  • Entrevistas pós-evento com seus palestrantes ou participantes.
  • Um podcast em que você entrevista seus palestrantes ou alguns dos seus convidados.
  • Infográficos ou visualizações de dados com os números-chave do seu evento.
  • Um whitepaper contendo todos os aprendizados revelados no dia pelos seus palestrantes.
  • Um comunicado de imprensa com o balanço do evento, apresentando números, os principais anúncios, alguns depoimentos e a data do próximo grande momento relacionado ao seu evento.

Atenção para adaptar os formatos dos seus conteúdos conforme os canais utilizados (e-mail, redes sociais, site, imprensa, etc.). Seu objetivo: otimizar a visibilidade junto à sua audiência e gerar engajamento pós-evento.

Quais estratégias adotar para manter o engajamento após um evento?

A ideia aqui é fortalecer os laços criados durante o seu evento com os participantes, dando continuidade à experiência deles com a sua organização. Veja algumas chaves para impulsionar o engajamento e a fidelização.

Lance uma estratégia de conteúdo gerado pelos usuários (UGC)

Antes e durante o seu evento, incentive seus participantes a compartilhar fotos e vídeos nas redes sociais, marcando a sua organização, o perfil do evento ou a hashtag do seu evento.

E por que não lançar também um concurso de feedback ou de storytelling? Por exemplo, incentive os participantes a compartilhar nas redes o seu momento favorito do evento.

Depois, você pode pedir a autorização deles para reutilizar essas publicações no seu plano de comunicação.

Implemente uma jornada de nutrição personalizada

Exemplo de sequência de nutrição pós-evento, distribuída em dez dias:

  • D+1: e-mail de agradecimento personalizado (mensagem calorosa, link para as gravações, galeria de fotos, lembrete do melhor momento), para fortalecer o relacionamento e prolongar a experiência
  • D+3: melhores momentos do evento (vídeo curto ou carrossel de imagens com frases marcantes), para reacender o engajamento emocional e manter o interesse
  • D+5: pesquisa de satisfação (questionário rápido de 3 a 5 perguntas), para coletar feedbacks e medir a qualidade dos leads gerados
  • D+7: resultados e depoimentos inspiradores (números-chave, falas dos participantes, avaliações ou entrevistas), para valorizar a comunidade e gerar prova social
  • D+10: chamada para ação personalizada (convite para uma reunião, uma demonstração ou uma oferta exclusiva), para converter os leads

Se o seu evento ajudou a gerar leads, agora é hora de garantir o acompanhamento deles.

Para isso, comece segmentando seus participantes conforme sejam clientes, leads quentes ou frios, ou parceiros. Depois, envie a eles por e-mail conteúdos que despertem o interesse de continuar a jornada com a sua marca.

Você pode preparar antecipadamente uma sequência de e-mails automatizados pós-evento, por exemplo:

  • No D+1: envie seus agradecimentos e, se possível, compartilhe as gravações
  • No D+5: destaque um conteúdo ou uma citação inspiradora
  • No D+10: ofereça uma reunião ou uma oferta promocional dos seus produtos ou serviços

Boa notícia: na nossa plataforma de gestão de eventos Digitevent, isso é bem simples de fazer. Nossa ferramenta de e-mail marketing integrada permite enviar e-mails pós-evento personalizados e acompanhar suas campanhas de nutrição com facilidade.

Incentive o engajamento da comunidade

Se seus participantes vão a eventos, é muitas vezes para se sentirem parte de uma verdadeira comunidade. Seu papel, como organizador, é criar essa energia coletiva.

Você tem várias opções para isso:

  • Crie ou administre um grupo dedicado. Pode ser um grupo no LinkedIn, um Discord ou um canal no Slack, voltado para o tema do seu evento.
  • Incentive os participantes a compartilhar seus conteúdos com uma hashtag dedicada nas redes sociais, o mesmo princípio do UGC visto anteriormente, que estimula o engajamento deles.
  • Mencione ou compartilhe novamente as publicações nas redes sociais dos participantes para valorizá-los.
  • Ofereça durante o evento um aplicativo de networking para seus participantes, para que possam criar relações interpessoais. Assim, você mantém viva a energia coletiva mesmo depois do evento.

Nesse último ponto, a Digitevent te ajuda, com a sua funcionalidade de Networking. Como funciona? Você cria um aplicativo de networking com o qual seus participantes podem consultar um mural interativo de fotos ou escanear os QR Codes uns dos outros para trocar contatos.

Como avaliar o sucesso do seu evento?

A fase pós-evento também é o momento de medir o sucesso do seu evento e identificar problemas que podem ser resolvidos nas próximas edições.

Selecione os indicadores a acompanhar

Quem fala em medir desempenho, fala necessariamente em KPIs.

Para saber se você organizou um evento eficaz, acompanhe especialmente:

  • Seus dados de participação: taxa de presença, no-show, tempo médio de conexão (se o seu evento foi digital).
  • Os KPIs relacionados ao engajamento dos participantes: interações, compartilhamentos (especialmente com a hashtag do seu evento), reações, visitas ao seu site ou ao aplicativo do evento, etc.
  • O desempenho dos seus conteúdos pós-evento: visualizações, downloads, cliques, etc.
  • A repercussão na imprensa ou na mídia do evento.
  • A medição do ROI: custo por participante, taxa de conversão dos leads gerados, receita gerada durante o evento ou no pós-evento por meio do fechamento de novos negócios, etc.

Se ainda não fez isso, analise também os feedbacks qualitativos enviados pelos seus convidados. Acompanhe a satisfação dos participantes e analise os comentários coletados nos questionários.

Colete e aproveite o feedback dos participantes

A coleta de feedback é um dos pilares da fase pós-evento. Ela permite não só medir o sucesso do seu evento, mas também continuar envolvendo seus participantes na experiência.

Antes de tudo, respeite o momento ideal para enviar o seu questionário de satisfação pós-evento. O recomendado é enviá-lo entre 12h e 72h após o evento, enquanto a experiência ainda está fresca na memória dos participantes. Envie-o em um e-mail personalizado e faça um novo contato com quem não respondeu alguns dias depois.

Não se esqueça de que o tempo dos seus convidados é precioso. Um bom formulário pós-evento deve ser curto (no máximo cinco a dez perguntas), estruturado e fácil de preencher no celular.

Você pode incluir perguntas sobre:

  • A qualidade da experiência geral vivida
  • A relevância do conteúdo e das palestras oferecidas
  • A organização e a logística
  • As sugestões dos participantes para a próxima edição

Ofereça uma recompensa simbólica (como um sorteio, um desconto ou conteúdo exclusivo) para incentivar a resposta à sua pesquisa de satisfação.

E claro, depois disso, aproveite os resultados da sua pesquisa. Transforme esses feedbacks em ações concretas, anotando melhorias para o seu próximo evento. Por exemplo, se um tema chamou mais atenção que os outros, você pode utilizá-lo em um evento futuro ou em um conteúdo.

Valorize os depoimentos dos seus participantes, transformando os retornos positivos em citações para integrar à sua estratégia de marketing, sempre pedindo autorização para publicá-los sem anonimizar.

Por fim, não hesite em segmentar as respostas para analisá-las conforme os perfis de participantes. Isso pode orientar sua estratégia de conteúdo ou de segmentação para as próximas edições.

Precisa de um software para coletar o feedback dos seus participantes? A Digitevent oferece uma ferramenta de questionários de satisfação simples e eficaz para todos os seus eventos.

Crie um relatório claro e acionável

Com base nos dados coletados, faça uma análise precisa e estruture um relatório sintético para compartilhar com todas as partes interessadas. Inclua nele números-chave, feedbacks dos participantes, pontos de melhoria e as oportunidades identificadas para as próximas edições.

Não hesite também em usar esses dados para justificar seus orçamentos previstos e as diretrizes estratégicas dos seus próximos eventos.

Para te ajudar, a Digitevent oferece funcionalidades analíticas avançadas, que permitem medir os resultados do seu evento. Taxa de participação e de no-show, engajamento nos seus aplicativos e no seu site, acompanhamento dos leads gerados. Nada escapa na nossa plataforma.

Pronto para encerrar a sua fase pós-evento? Agora, resta capitalizar sobre os pontos fortes e trabalhar nos pontos a melhorar para os próximos eventos. Atualize suas checklists organizacionais e, se possível, reaproveite seus conteúdos em uma estratégia de comunicação de médio prazo, por exemplo, em suas newsletters ou artigos.

Parabéns: você prolongou a experiência dos seus participantes e maximizou o ROI do seu evento!