Bien avant le Covid, le virtuel était un format original et plein de promesses. La crise du Covid n’a fait que souligner la nécessité d’ajouter une couche de virtuel dans l’événementiel.
Voici donc notre retour d’expérience et les bonnes pratiques (et les écueils à éviter) qu’on donne à nos clients, après avoir accompagné avec succès des dizaines d’événements digitaux.
Il y a trois variables qui garantiront le succès de votre événement virtuel : le dynamisme, l’animation et l’interaction.
Cet article a été écrit grâce aux conseils avisés de Félix, le responsable du pôle Customer Success chez Digitevent.
Les habitudes à prendre pour vos événements virtuels :
Voici 5 bonnes pratiques que nous avons identifié dans nos projets de l'année passée, qui vous garantirons de ne pas faire n'importe quoi en format virtuel :
1 - Inspirez-vous de ceux qui font ça le mieux : la télévision
Les entreprises de télévision et la radio, si l’on y pense, sont devenues - après des décennies à peaufiner ce format - des experts du divertissement et de l’information. Capables de garder votre attention durant des heures devant un écran, ils nous enseignent quelques best practices importantes :
Déjà, il faut créer des programmes courts : les programmes TV durent entre 20 minutes et 1h30 pour les plus longs. La moyenne est de 45 minutes. C’est également le type de durée que vous devez viser pour aborder un sujet, qui peut être une “capsule” d’un programme plus long. L’essentiel est que, comme en télé, on évite de faire durer les choses en longueur.
On a tendance à l’oublier, mais un participant qui souhaite partir de votre événement peut le faire très facilement (en un clic) et ne reviendra pas. Il faut prendre en compte que rester devant un écran est exténuant et demande davantage de capacité d’attention qu’en présentiel.
2 - Créer du dynamisme, juste avant l’événement
Créer du dynamisme avant même l’événement est crucial pour garantir un bon début d’événement. Nous avons précédemment évoqué le fait que le début de votre événement digital était très important pour donner le ton et donner envie à vos invités de rester sur toute la durée.
Ainsi, si votre entreprise présente un événement digital avec un module de tchat intégré (nous le recommandons vivement), le fait que des participants se saluent entre eux et créent de l’échange avant le début de l’événement ne peut qu’être bénéfique pour vous.
Cela a deux avantages :
- Les spectateurs deviennent des participants actifs. Ils ne sont plus seuls devant leurs écrans.
- Cela permet de “débrider” les invités les plus timides qui vont davantage oser se présenter, échanger, et poser des questions pendant la suite de l’événement, sans forcément devoir apparaitre en vidéo.
Pour que cela fonctionne, vous avez besoin que quelques premiers messages soient échangés. Il arrive parfois que les participants aient du mal à faire le premier pas. Essayez donc de solliciter les invités historiques de vos événements (souvent les plus investis). Anticipez le risque (minime, mais tout de même) qu’aucun participant ne veuille prendre la parole, et incitez vos propres collègues à vous donner un coup de pouce en se présentant dans le tchat.
3 - Créer de l’animation
L’animation permet aux participants de se sentir acteurs de votre événement, et de prendre du plaisir à y participer.
Plusieurs astuces d’animations pour vos évènements digitaux :
En premier lieu, n’hésitez pas à passer un fond sonore quelques minutes avant le début de votre événement d'entreprise. Cela permet à vos participants d’ajuster leur volume, et d’entendre que l’événement se prépare.
Dans la même idée, utilisez un ice-breaker, comme un sondage en nuage de mots où chacun voudra participer. Un très bon exemple :
Autre point important : faites des pauses ! Personne n’écoutera votre événement professionnel tout du long d’une seule traite s’il n’y a pas de pauses. Ne serait-ce que pour vos speakers, laissez-leur le temps de reprendre du souffle… Comme en publicité, faites des coupures entre les programmes (la publicité lors des formats TV est un bon exemple).
Pendant le temps de pause, affichez un écran avec le temps de pause restant, comme sur ce site web.
Si durant votre visioconférence, vous voulez désigner quelqu’un au hasard pour qu’il ou elle s’exprime sur un sujet ou donne son point de vue, vous pouvez utiliser la roue des prénoms.
4 - Créer de l’interaction
Essayer de réengager vos audiences avec un quizz, un sondage, ou tout autre chose qui leur demande une petite réflexion ou une action, environ toutes les 10 à 15 minutes. La durée d’attention d’un humain derrière un écran est d’environ 3 minutes, mais s’il réalise une action de façon active, on peut bien sûr multiplier cette durée d’attention. Dans tous les cas, les participants sont davantage susceptibles de suivre ce que vous leur dites après avoir participé au débat.
Autre astuce pour animer vos événements professionnels, tout droit tiré de la nature humaine : personne n’aime être dernier. Exploitez cet esprit compétitif et créez des quizz, avec des outils intégrés directement (voir toutes les possibilités d’interaction proposées par Digitevent ici) ou avec des outils externes (comme Kahoot ou Mural).
Les participants sont toujours animés par la volonté d’avoir les bonnes réponses. Prévoyez un temps de réaction suffisant pour chaque question afin de ne pas frustrer votre audience.
Vous verrez, tout le monde finit par se laisser prendre au jeu. Il s’ensuit une sorte de ping-pong entre vos intervenants et les différentes réponses de l’audience, souvent du rire, et une ambiance décontractée et très agréable pour l’ensemble des invités.
5 - Maîtrisez l’anticipation et déroulez votre programme en toute sérénité
La préparation est une étape cruciale de tout événement. La stratégie aussi.
Si un de vos speakers est dans une pièce qui résonne au moment de l’événement, la qualité sonore sera médiocre. Vérifiez bien les conditions réelles d’enregistrement (car la résonance, par exemple, ne s’entend pas au téléphone), l’absence d’effet Larsen, et tout autre problème technique.
Demandez bien aux speakers de ne pas changer de micro au dernier moment, de ne pas brancher de casque (qui pourrait provoquer un changement de micro automatique), et d’être aussi conformes que possible aux répétitions.
Commencer à se mettre en place bien en avance vous permet aussi de grandement réduire les risques. Nous recommandons d’être prêts et opérationnels une heure avant l’heure de début de l’événement. Pour les événements phygitaux ou hybrides, cela permet de détendre les orateurs, la régie, et l’ensemble du studio d’enregistrement.
Des difficultés techniques de hardware et software (matériel ou navigateurs utilisés) peuvent aussi empêcher vos participants de suivre convenablement votre événement. N’hésitez pas à faire appel à une astreinte technique par téléphone ou module de tchat, pour que vos invités ne soient pas laissés pour compte.
Dans le cas où plusieurs de vos intervenants sont localisés et filmés au même endroit, demandez l’aide d’un prestataire spécialisé en captation vidéo pour avoir un rendu professionnel. Faire de la captation vidéo et de la réalisation, c’est un métier à part entière. Le virtuel est un format relativement nouveau, il est donc normal de tomber dans quelques écueils au début.
Enfin, privilégiez toujours la qualité à la durée, et évitez de garder certaines habitudes qui vous desserviront.
D’ailleurs, en parlant de ces habitudes qui vont vous desservir...
Les habitudes à perdre lors de vos prochains événements virtuels
Au contraire, certaines habitudes de l'événementiel "traditionnel" sont à bannir lorsqu'il s'agit de format digital.
En voici quelques exemples :
1 - Vouloir transposer un événement physique en webinar
8h30 > 9h = Café et rencontres
9h > 10h = Introduction des speakers et présentation
10h > 10h30 = Séance de questions / réponses
Ce type de programme, plutôt habituel en présentiel, est absolument à bannir en événementiel virtuel, surtout en webinar. La raison est simple : il ne donne aucun dynamisme, aucun impact au début de votre événement digital, on n’entre pas directement dans le vif du sujet. Il y a donc fort à parier que les participants quitteront rapidement votre événement digital s’il arbore ce type de programme.
Dans l’événementiel présentiel dont nous avions l’habitude, l’étape la plus difficile était de faire venir les participants sur place. C’est tout l’inverse lors des événements virtuels et des webinars : le plus dur est de faire rester votre audience tout au long de l’événement. Procurer de la valeurs, des conseils utiles, un retour d'expérience issu de cas concrets que vous avez rencontré dans la réalité, et des conseils spécifiques à leurs secteurs.
Il vous faudra donc repenser l’objectif de vos événements : un événement virtuel doit avoir un contenu beaucoup plus pertinent qu’en physique pour “compenser” ce manque de contact. Il faudra vous adresser chalheureusement à votre public et leur apporter un maximum de valeur et de visibilité sur les prochaines tendances du secteur. Il faut également prendre en compte que meilleure sera la communication en ligne autour de l'événement, meilleure sera le résultat sur votre nombre de participation et votre rétention au long de l'événement.
Bref : Repensez votre expérience en prenant en compte votre medium (le medium est le moyen par lequel votre audience reçoit de l’information). Soyez le guide de votre invité durant toute la durée de votre webinaire, conférence virtuelle, ou autre, quel que soit le format. Soyez un professionnel qui sait apporter un point de vue expert sur un sujet donné.
2 - Penser que les participants seront moins nombreux à cause du format virtuel
Vous devez aborder l’événement virtuel comme un challenge à relever, avec enthousiasme. Voire comme une nouveauté.
Vous avez une chance unique d’être créatif et d’apporter beaucoup de valeur à vos prospects, saisissez-la !
Si vous-même n’y croyez-pas, vous exécuterez toutes les tâches de préparation par nécessité et non par envie. Cela aura pour effet, dans une sorte de cercle vicieux, de brider votre créativité et votre capacité à créer une expérience événementielle qui se démarque.
Montrez pourquoi votre événement digital sera attrayant, quels seront les bénéfices immédiats que vos invités en retireront. Prouvez que vous allez apporter de la valeur en mettant en avant vos speakers et en appliquant les best practices pour augmenter votre taux de participation. Bref, adoptez un peu de techniques de communication et de marketing pour attirer vos invités à assister à votre événement en ligne.
Conclusion
Les événements les plus réussis sont ceux qui sont pensés avec la volonté de proposer moins, mais de proposer mieux... Sans tomber dans les travers précédemment mentionnés.
L’événement virtuel ou hybride sont des formats complexes à appréhender, qui demandent une rigueur différente et des spécificités techniques plus complexes qu’un événement présentiel. Comme on ne maîtrise pas bien le sujet au début, cela demandera plus d’efforts les premières fois (comme lorsqu’on monte sur un vélo pour la première fois)...
Pas d’inquiétudes, vous vous améliorerez au fil du temps.
Nous espérons que cette liste non-exhaustive vous aura aidé à y voir plus clair dans l’organisation de vos prochains événements virtuels et hybrides.
PS : Si vous souhaitez en savoir plus sur les événements digitaux, nous avons créé un ebook de 17 pages sur le sujet :)
