Depuis sa création, Nobel Biocare développe des technologies et solutions à la pointe de la recherche en implantologie dentaire. Chacune des innovations doit ensuite être communiquée, expliquée auprès des praticiens spécialistes. L'enjeu est donc fondamental pour le laboratoire et les patients. Pour ses différents symposiums en Europe, Nobel Biocare a confié à Digitevent la gestion digitale de l'accueil.

Les enjeux initiaux...

  • Import des données depuis le CRM interne,
  • Check-in et impression des badges à l'accueil des médecins,
  • Contrôle d'accès aux conférences et émission de certificats de présence,
  • Traçage et collecte des signatures aux différents repas organisés,
  • Synchronisation des données avec Salesforce après l'événement.

Import des données depuis le CRM interne

Nobel Biocare a un CRM interne dans lequel sont renseignés les participants du futur événement. En effet, la présence des différents médecins résulte du travail des représentants du laboratoire qui sont quotidiennement au contact des praticiens. En un clic, un export depuis le CRM permet d'obtenir la liste Excel des attendus à l'événement. Ensuite, l'équipe événementielle Nobel Biocare a pu importer le fichier dans la plateforme Digitevent.

Check-in et impression des badges à l'accueil des médecins

Le jour J, 2 mini-imprimantes et 4 tablettes sont installées à l'accueil du prestigieux hôtel Bruxellois dans lequel a lieu l'événement. A l'arrivée de chaque participant, un badge est instantanément imprimé. Ce dernier comporte le nom, le prénom, la spécialité et un QR code nominatif. Il est également demandé aux médecins de signer sur la tablette afin de recueillir leur signature à des fins règlementaires. En temps réel, l'équipe organisatrice et l'agence événementielle de Nobel Biocare constatent depuis leurs smartphones le nombre d'arrivées à l'événement. Dès le 200e présent, les portes de la première conférence sont ouvertes.

Contrôle d'accès aux conférences et émission de certificats de présence

Les médecins présents ont besoin d'une attestation de participation pour chacune des conférences et ateliers de formation suivis. Ceci leur permet de valider des crédits de formation. Pour se faire, à l'entrée de chaque conférence, des hôtes et hôtesses scannent (via nos scanners 2D lasers ultra-rapides) les badges. Automatiquement, un certificat de présence en PDF est envoyé à chaque médecin mentionnant la date, l'horaire et le nom de la formation suivie.

Traçage et collecte des signatures aux différents repas organisés

Pour des raisons déontologiques et règlementaires, Nobel Biocare doit conserver une preuve des avantages accordés aux professionnels présents à l'événement. C'est ainsi que le même mécanisme de scan mis en place à l'entrée des conférences est utilisé à l'entrée des déjeuners et du dîner. Grâce aux badges scannés, Nobel Biocare obtient un fichier PDF de synthèse des présents aux repas. Ce fichier se présente sous la forme d'une liste d'émargement avec les signatures manuscrites enregistrées via les tablettes à l'accueil de l'événement. L'heure de scan sont également présents sur ces listes dématérialisées.

Synchronisation des données avec Salesforce après l'événement

L'événement est terminé et fut un succès ! Les équipes Nobel Biocare utilisent le bouton "SYNCHRONISATION DIGITEVENT" mis en place sur leur CRM Salesforce. En un clic, l'ensemble des participants présents à l'événement sont marqués comme présents dans la campagne Pardot de Salesforce. Cette automatisation a été mise en place au début de la collaboration et permet de faire communiquer les différents outils métiers. Ainsi, Nobel Biocare conserve des données à jour dans son CRM et est en mesure d'optimiser ses prochaines actions marketing.