La planification d’un événement professionnel s’accompagne de tâches chronophages qui éloignent votre équipe de son objectif principal : mettre en valeur votre marque. Fort heureusement, un logiciel de gestion d’événements vous permet d’automatiser une partie de l’organisation de votre event. Découvrez les atouts d’une plateforme en ligne, les critères pour la choisir ainsi que les meilleurs outils disponibles sur le marché.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion d’événements ?

Faciliter la planification de son événement 📅

Les logiciels de gestion d’événements simplifient le travail des entreprises et des organisateurs d’événements, car ils gagnent en efficacité pour la planification d’un événement.

En effet, ces outils proposent une automatisation de nombreuses tâches comme la gestion des inscriptions ou la vente de billets. Libérée de ces contraintes, votre équipe se concentre sur les missions de planification qui ne peuvent pas être automatisées.

De plus, recourir à un logiciel de gestion d’événements en ligne permet de centraliser l’ensemble des informations dans une seule interface. Ainsi, tous les utilisateurs peuvent y accéder depuis leur ordinateur ou leur mobile via l’application dédiée.

Améliorer la gestion des participants 👩👨

Tout organisateur d’événements le sait, la gestion des participants occupe une place centrale. Or, un grand nombre de données doivent être traitées, par exemple :

  • identité des participants ;
  • lieu où ils se trouvent pendant l’événement, comme l’emplacement de leur stand lors d’un salon ;
  • choix des conférences auxquelles ils assisteront ;
  • etc.

Ces informations ne se limitent pas aux participants d’un événement, elles concernent également les fournisseurs, les partenaires commerciaux, les sponsors ainsi que le personnel de l’entreprise qui organise l’event.

Les utilisateurs des logiciels de gestion d’événements accèdent facilement à tous ces renseignements depuis le tableau de bord de l’application. Ainsi, votre équipe pourra :

Organiser ses données plus facilement 💾

Comme nous venons de le voir, vous gérez un grand nombre de données lors de l’organisation et de la planification d’un événement. Non seulement sur les participants à l’event, mais également sur leurs habitudes et leurs préférences.

Ces données vous fournissent des informations capitales pour analyser le succès de votre événement ainsi que pour identifier des tendances. Or, difficile de traiter ses données sans un logiciel de gestion d’événements performant.

En effet, ces outils organisent l’ensemble des données de façon logique ce qui permet à l’utilisateur d’y accéder en ligne et de générer des rapports en toute simplicité.

De plus, une bonne gestion des données s’avère indispensable pour automatiser les tâches liées à la planification de vos futurs événements et ainsi gagner en efficacité.

🔐 Protection des données : les données de vos clients constituent des informations très sensibles. Par conséquent, optez pour un outil en ligne qui garantit leur sécurité.

Quels critères pour choisir une plateforme de gestion d’événements ?

Face aux nombreux outils de gestion d’événements qui existent sur le marché, vous devez étudier chaque logiciel pour vous assurer qu’il répond aux besoins de votre projet. Zoom sur les principaux critères à prendre en compte.

Définir les objectifs de son événement 🎯

Le type d’événement ainsi que sa taille conditionnent le choix du logiciel le plus approprié. En effet, un salon gratuit ne poursuit pas les mêmes objectifs qu’un concert.

Par conséquent, vous devez définir vos objectifs en amont pour sélectionner un outil équipé des fonctionnalités adéquates. 

Par exemple, inutile de choisir un logiciel qui facilite les paiements en ligne si vous gérez un événement gratuit dont le seul but consiste à attirer le maximum de participants. Privilégiez plutôt une solution avec des campagnes marketing efficaces.

Analyser les fonctionnalités de chaque plateforme ⚙

Si certaines fonctionnalités dépendent de l’objectif propre à votre event, d’autres apparaissent indispensables dès lors que vous gérez un projet événementiel d’envergure :

  • tableau de bord des participants et des invités ;
  • centralisation des informations recueillies ;
  • automatisation de l’envoi des invitations ;
  • gestion du marketing simplifiée ;
  • rapports financiers précis pour respecter votre budget et visualiser aisément les recettes.

Évaluer l’accompagnement et le service client 🤝

La prise en main d’un nouvel outil demande toujours un temps d’adaptation aux utilisateurs. Or, vous ne souhaitez pas que vos équipes aient besoin de suivre une formation de plusieurs heures pour organiser votre prochain event.

Pour faire de cette étape une simple formalité, privilégiez une plateforme qui fournit une prestation d’onboarding réalisée par des experts du monde de l’événementiel. En effet, ces professionnels connaissent vos impératifs et ils sauront vous guider au mieux.

Comme personne n’est jamais à l’abri d’un problème technique, choisissez également une solution qui dispose d’un service client réactif et facilement joignable. 

Privilégier une expérience utilisateur de qualité ✨

L’un des objectifs d’un logiciel de gestion d’événement consiste à vous faire gagner un temps précieux. Par conséquent, l’usage de la plateforme doit être facile et intuitif pour les utilisateurs.

Sans oublier un design agréable et soigné. Ce point s’avère d’autant plus important qu’un event constitue une véritable vitrine pour votre marque. C’est pourquoi vous devez séduire les participants dès la phase d’inscription.

Soyez intransigeant, car une mauvaise expérience utilisateur peut avoir de graves répercussions :

  • impact négatif sur votre image de marque ;
  • baisse du taux de participation ;
  • perte de crédibilité pour l’événement.

Prendre en compte le prix du logiciel de gestion d’événement 💰

En plus des critères évoqués précédemment, votre choix doit tenir compte de votre budget événementiel. Notez que le prix des différents logiciels dépend avant tout des fonctionnalités dont vous avez besoin pour l’organisation de vos events.

Si vous optez pour une solution SaaS, vous supprimez le coût de certains postes de dépenses :

  • stockage des données ;
  • mise à jour du logiciel de gestion d’événements ;
  • assistance en cas de problèmes techniques.

Ainsi, le coût de votre outil en ligne se limite au prix de l’abonnement et à la formation éventuelle des utilisateurs pour tirer le meilleur de l’application.

Quels sont les meilleurs logiciels de gestion d’événement ?

Plusieurs dizaines de logiciels existent sur le marché de l’événementiel pour automatiser la planification d’un événement. Voici une sélection des meilleurs.

Digitevent : le logiciel de gestion d’événements 100 % français

Créée en 2013, Digitevent est une solution de gestion d’événements française. Elle accompagne votre entreprise dans l’organisation de ses événements internes (séminaire, convention, etc.) et la planification de ses événements externes (événement client, conférence, etc.).

Les objectifs de Digitevent sont simples : garantir une expérience inoubliable aux participants et satisfaire ses clients les plus exigeants.

Pour y parvenir, ce logiciel de gestion d’événements vous offre les fonctionnalités suivantes :

  • création du site web de votre événement ;
  • éditeur de mail pour la conception de vos campagnes marketing et rapports en temps réel sur le taux de conversion ;
  • gestion des inscriptions ;
  • gestion de billetterie avec la collecte des paiements, la génération de rapports sur les performances et le contrôle de l’accès le jour de l’événement ;
  • impression de badges depuis l’application de check-in ;
  • collecte des données des participants à l’aide d’une application dédiée.

De plus, Digitevent propose des fonctionnalités qui améliorent l’engagement des participants, à l’image de sa solution d’événements à distance ou de son outil matchmaking qui facilite les rencontres.

Pour la planification d’un événement unique, Digitevent vous transmet un devis personnalisé selon les besoins de votre projet et la taille de votre event.

Si votre entreprise organise régulièrement des événements, l’offre de Digitevent se compose de 3 forfaits mensuels différents (One, Pro et Full). Leur prix varie selon le nombre de participants par événement.

📌 À noter : vous pouvez tester la solution gratuitement. Dans ce cas, vous serez limité à 15 participants et vous aurez uniquement accès aux fonctionnalités essentielles (site web de l’événement, inscription, messages, check-in simple).

Eventbrite : une solution américaine de gestion de billetterie et d’événementiel

Eventbrite est un logiciel américain de gestion d’événements. Créée en 2006, cette plateforme en ligne s’adresse principalement aux organisateurs d’événements B2C comme des concerts, des ateliers ou des festivals.

En plus d’une application mobile pour votre événement, voici les principales fonctionnalités d’Eventbrite :

  • création d’une billetterie ;
  • automatisation de vos campagnes marketing et rapports sur les résultats obtenus ;
  • intégration de passerelles de paiement comme PayPal ;
  • connexion avec d’autres outils tels que MailChimp, Facebook et Salesforce.

Les prix de la plateforme Eventbrite sont directement liés à la billetterie de votre événement. Par conséquent, l’organisation d’un event gratuit ne vous coûte rien avec ce logiciel de gestion d’événements.

En cas d’événement payant, Eventbrite coûte :

  • 0,49 euro + 3,5 % du prix du billet avec l’offre Essentials ;
  • 0,99 euro + 5,5 % du prix du billet avec l’offre Professionnal.

💡 Bon à savoir : Eventbrite propose également un prix personnalisé à ses clients en fonction de leur projet d’event avec son offre Premium.

Weezevent : une plateforme française de gestion d’événements 

Créée en 2008, Weezevent apparaît comme la première solution de billetterie en self-service de l’Hexagone qui fonctionne sous forme d’un logiciel SaaS (Software as a Service).

L’offre de Weezevent s’axe principalement sur les événements B2C comme des compétitions sportives, des ateliers ou encore des festivals. Pour accompagner les organisateurs d’events, qui ont besoin d'une personnalisation légère. Cette plateforme propose 4 solutions distinctes :

  • WeezTicket qui assure la gestion de la billetterie en ligne ;
  • WeezAccess qui permet de gérer les accès à votre event et de suivre en temps réel le nombre de participants présents sur le site ;
  • WeezPay qui facilite les paiements sur le lieu de l’événement ;
  • WeezTarget qui regroupe l’ensemble des outils marketing pour la réussite de votre événement.

Côté tarif, le prix de chaque fonctionnalité varie selon le volume à traiter, ce qui vous assure d’avoir un budget cohérent avec la taille de votre événement. Par exemple, WeezPay coûte 1,20 euro HT par participant.

Séduit par les atouts d’une plateforme en ligne pour simplifier la planification de votre prochain event ?