Que evento mais importante do que o Festival de Cannes para um grupo de filmes franceses tão icônico quanto o UGC? Todo ano, trata-se de conhecer aqueles que são importantes na profissão. Para fazer isso, a UGC recebe todas as noites do festival seus ilustres convidados na icônica Villa UGC. Vamos ver como eles usam o Digitevent para gerenciar esse público maravilhoso.

Os objetivos iniciais ...

Há anos, a Villa UGC é um lugar imperdível em Cannes para personalidades influentes do mundo do cinema. Com esse sucesso, surgiram questões estratégicas e organizacionais:

  • Permita que cada membro da equipe organizadora gerencie seus convidados a qualquer momento, evitando duplicatas e respeitando as regras de convite.
  • Gerencie diferentes níveis de direitos (desde o convidado para uma festa específica até o super-vip)
  • Maximizar a participação no evento
  • Controlar o acesso e tornar a recepção mais fluida
  • Ser notificado da chegada de alguns VIPs
  • Explorar os dados

Gestão da base de convidados pela equipe organizadora

Antes do festival, um membro da equipe organizadora foi capaz de adicionar um banco de dados inicial de possíveis participantes subindo um arquivo Excel na sua conta Digitevent.

Vários campos personalizados são criados para serem explorados durante o festival: Tipologia (vip, supervip, blacklisted ...), Nome da pessoa convidadora, Comentário, Celular ...

Durante o festival, o produtor da UGC compartilhou os direitos de acesso aos membros de sua equipe para gerenciar o evento na Digitevent. Eles são responsáveis ​​por distribuir e gerenciar convites aos poucos durante o festival. Eles podem adicionar, modificar um participante, restringir o convite a apenas algumas noites, liberar um acompanhante, etc. Cada atualização é feita em poucos segundos e pode ser feita a partir de qualquer dispositivo, computador ou smartphone.

Maximizar a participação no evento

Antes do festival, um membro da equipe organizadora foi capaz de adicionar um banco de dados inicial de possíveis participantes ao Digitevent via a importação de um arquivo Excel.

Antes de cada noite, um SMS e um e-mail de lembrete (com o Dress Code, o plano de acesso, etc.) são enviados. Os destinatários são filtrados via Digitevent para segmentar convidados privilegiados. Além disso, as variantes de mensagem são projetadas para personalizar a comunicação para cada convidado. Os anglófonos recebem uma mensagem em inglês e conteúdo específico é enviado para atores e jornalistas!

Controlar o acesso e tornar a recepção mais fluida

Um RSVP personalizado ("Please Answer") é enviado antes do Festival para refinar a lista daqueles que planejaram ir até lá. Isso permite que as equipes operacionais tenham visibilidade sobre os encontros possiveis. Da mesma forma, isso permite excluir os declinados das futuras campanhas de informações por e-mail (informações sobre as noites).

Quando um VIP vem acompanhado, o anfitrião pode facilmente verificar se o hóspede tem o direito de vir com um acompanhante. Se este for o caso, ele é contado como presente e seus detalhes são registrados para eventos futuros.

Os Tablets se sincronizam automaticamente. Se a conexão for interrompida, o registro não será afetado e os dados serão sincronizados novamente assim que a conexão for recuperada.

Ser notificado da chegada de alguns VIPs

Os organizadores são notificados por SMS em tempo real quando alguns de seus convidados chegam na entrada do evento. Eles podem recebê-los pessoalmente e não perder a sua vinda. Alguns convidados também recebem um SMS de boas-vindas automaticamente para agradecer da presença e comunicar o hashtag do evento.

Além disso, é possível que cada organizador consulte o status de chegada de qualquer hóspede a qualquer momento. Eles também podem ter uma visão baseada em critérios específicos, a fim de responder perguntas como: "Quem são os atuais jornalistas presentes?"

Explorar os dados

Em eventos, como em qualquer profissão, as práticas devem ser melhoraradas com o tempo e graças às tecnologias. Na Digitevent, acreditamos na importância do uso dos dados para os organizadores tomarem as decisões certas.

Além da economia do tempo organizacional, aqui estão alguns ensinos que foram retiradas pela UGC após as últimas edições do Festival. Antes de tudo eles puderam analisar a frequência das noites, de acordo com os dias e tipologias de convidados. Isso tornou possível prever melhor os fluxos e controlar a afluência. As estatísticas de chegada também foram vinculadas aos dados fornecidos pelos buffês e outros fornecedores.

Por fim, os dados possibilitaram avaliar qualitativamente o atendimento e forneceram detalhes ao pessoal operacional em contato com os convidados ao longo do ano. Foi útil saber quem veio, com que frequência, com quantas pessoas, quem não respondeu ao convite, etc.