A SFR Business é a entidade da operadora SFR responsável pelos clientes empresariais. Esse mercado B2B depende, em parte, de uma força de vendas especializada que deve estar constantemente atenta às novidades, ofertas e produtos do grupo para atender às demandas, independentemente da atividade das empresas. O kick-start na Disneyland Paris teve que ser irrepreensível porque dá o impulso e estabelece a estratégia e os objetivos de um grupo em mudança.

Os objetivos iniciais ...

Para os organizadores, o objetivo é reunir todos os colaboradores no mesmo local durante 2 dias. Isso envolve o tratamento de diversos assuntos organizacionais:

  • Convidar todos os colaboradores certificando-se de que todos recebam o convite,
  • Gerenciar o compartilhamento e a alocação dos quartos entre participantes,
  • Gerenciar os modos de transporte e os ônibus disponíveis para acessar o evento,
  • Distribua crachás para cada funcionário sem perder tempo,
  • Compartilhar os destaques do evento e receba feedback para melhorar suas futuras edições.

Convidar todos os colaboradores certificando-se de que todos recebam o convite

A equipe organizadora conseguiu criar em poucos cliques um belo site de registro nas cores da SFR Business com a ferramenta de design online Digitevent. A fim de respeitar a imagem da marca e estar em whitelabel total, um nome de domínio dedicado foi ativado. O nome de domínio também serviu para personalizar o endereço remetente dos e-mails usado para enviar os convites via Digitevent. Como todos os destinatários são da mesma empresa, a SFR Business DSI conseguiu "colocar na lista de permissões" o endereço IP de envio dos e-mails Digitevent para garantir que todos alcançassem os destinatários desejados.

Gerenciar o compartilhamento e a alocação dos quartos entre participantes

Para permitir que as equipes se encontrassem e trocarem ideias, alguns vendedores tinham que dividir o quarto de hotel. Um plug-in "sala de reservas" foi criado no hotsite inscrição. Todos podiam pesquisar na lista de convidados os vendedores ainda livres e solicitar-los dividir um quarto. Na escolha de um colega de quarto, um e-mail foi automaticamente enviado para ambos para confirmar a reserva de seu quarto com os detalhes do companheiro de quarto. A partir do painel de controle Digitevent, os organizadores puderam a qualquer momento consultar quem ainda estava sem companheiro de quarto e as escolhas já realizadas nos quertos "twin".

Gerenciar os modos de transporte e os ônibus disponíveis para acessar o evento

No formulário de inscrição, os colaboradores convidados tiveram que especificar seu meio de transporte para ir ao evento que ocorreu na Disneyland Paris. Dependendo das opções (comboio, avião, carro ...), os detalhes foram solicitados (número do trem, vôo, etc ...). Algumas informações também foram comunicadas condicionalmente para facilitar o processo de registro. Por exemplo, detalhes de transporte para o aeroporto só foram fornecidosaos participantes que vieram de avião. Graças aos campos limitados da lista de locais no formulário, também foi possível levar em conta a capacidade limitada dos ônibus (45 lugares), optimizando as viagens e evitando a superlotação.

Distribua crachás para cada funcionário sem perder tempo,

Na chegada dos colaboradores, um crachá é impresso automaticamente graças aos tablets conectados às mini-impressoras Digitevent. Em alguns minutos, todos recebem um crachá que menciona sua região e especialidade para facilitar o networking e os encontros durante o seminário. Além disso, este credenciamento digitalizado permite que os organizadores acompanhem em tempo real as chegadas e notam quem estava faltando na chamada. Na chegada do participante, um e-mail é enviado automaticamente para comunicar a senha wifi no local do seminário, para lembrar o nome do companheiro de quarto e a programação do evento.

Compartilhar os destaques do evento e receba feedback para melhorar suas futuras edições

Após o evento, os organizadores quiseram compartilhar os momentos importantes do evento e recolher a opinião de cada um sobre os workshops e plenários seguidos. Na verdade, era essencial para a SFR Business conhecer o retorno dos participantes (possíveis inovações destacadas, qualidade das informações recebidas, perguntas, etc.). Um questionário de satisfação online foi enviado. Para incentivar os participantes a responder, um álbum de fotos do evento foi configurado na mesma página. O acesso ao álbum só foi possível depois de responder ao questionário de avaliação inicial. As respostas ao questionário foram acessadas a partir do painel de controle Digitevent na forma de gráficos dinâmicos, sem necessidade de retratamento de dados.