Como saber, como organizador, se seu evento atingiu seus objetivos? Como obter estatísticas sobre esses eventos? Como obter um painel de controle (idealmente, em tempo real), sobre a qualidade dos palestrantes, do bufê, do ambiente geral do evento?
É essencial, para fazer estas perguntas, antecipar os objetivos do evento (porque é necessário ter planejado com antecedência as ferramentas para medir efetivamente estes dados):
Determine os KPIs operacionais de acordo com os objetivos estratégicos de seu evento:
Seus objetivos definem sua tipologia de eventos:
Você quer criar uma atmosfera calorosa para agradecer a seus funcionários por um ano com bons resultados (objetivo estratégico)? Você pode criar uma festa de gala de agradecimento (tipologia), o que induz a ter um excelente catering (KPI operacional)!
Se você quiser impressionar seus potenciais clientes (objetivo estratégico) e tranquilizá-los sobre quem você é, uma noite de apresentação do produto (tipologia) será mais apropriada e, portanto, você insistirá na criação de um verdadeiro espetáculo (KPI operacional).
Agora vamos imaginar que você é um líder empresarial e seu objetivo é medir a aderência à visão da empresa, bem como o entusiasmo dos gerentes. Faça uma reunião da Alta Direção e meça o entusiasmo de seus gerentes através de questionários realizados em tablets fora da sala com recepcionistas ou através de pesquisas ao vivo em eventos virtuais.
Alguns KPIs são explícitos: se em seu evento as bandejas voltarem vazias e os petiscos tiverem desaparecido após 1 hora, o catering é um grande sucesso.
Da mesma forma, se durante a apresentação de seu produto seus representantes de vendas ficarem sem cartões de visita, seu evento foi muito bem sucedido!
Ok, mas a propósito do retorno sobre investimento (ROI)?
Os resultados que você obterá destas diversas pesquisas também serão colocados em perspectiva em relação ao custo de seu evento e ao número de participantes.
Naturalmente, os custos de oportunidade (o fato de um funcionário utilizar seu tempo em treinamento em vez de executar suas tarefas habituais) e os custos indiretos (os salários da equipe que organizou o evento, por exemplo) terão que ser levados em consideração neste cálculo também.
- Em resumo, chegamos à seguinte fórmula de ROI que contém dois elementos importantes:
A pontuação: Esta é, obviamente, a pontuação média para todos os objetivos que você acabou de definir.
O custo: (Custo direto + custo indireto + custo de oportunidade do evento) / (Número de participantes no evento))
Quanto maior sua variável de pontuação média e quanto menor seu Custo/Participante, mais seu evento atingiu seus objetivos (e vice-versa).
Deixamos a você a tarefa de adaptar nossa fórmula ao seu evento, mas é muito importante adotar uma metodologia de cálculo de uma vez por todas e mantê-la ao longo do tempo. Isto lhe permite comparar e assim saber o que agrada e o que não agrada seu público (para que você esteja ciente de seus erros e não os cometa novamente).
Como medir os critérios qualitativos?
Sem enlouquecer com os KPIs, você deve ser capaz de medir quantitativamente um evento (embora qualitativamente, parece paradoxal) e fazer perguntas relevantes:
- De forma geral, você está satisfeito com o evento? (usando uma escala Likert, por exemplo, sem a opção "não tenho opinião" para solicitar ao entrevistado que faça uma escolha)
- Deveriamos trocar de bufê para nosso próximo evento?
- Você gostaria de um menu vegano para o próximo evento?
Você não precisa fazer muitos KPIs para manter as coisas simples, mas você certamente entendeu a idéia.
Existem outras métricas: Pode ser um Net Promoter Score (NPS) como o oferecido frequentemente ao final de uma ida às compras. Este tipo de pesquisa pode ou não ser relevante, dependendo do número de participantes. É ainda mais relevante se for um grande evento. Você também pode fazer com que os recepcionistas se encarreguem de coletar as respostas de seus participantes através dos tablets e assim poder avaliar efetivamente o desempenho de seu evento.
Você também pode medir as reações e respostas ao e-mail de agradecimento, ou em mensagens internas (como Slack, WhatsApp...), e as reações do grupo podem ser interpretadas como um medidor digital de aplausos. As análises de sentimentos como NPS ou medidores de aplausos digitais permitem ter elementos objetivos para acompanhar o desempenho de um evento ao longo do tempo.
3 Pequenas dicas para impulsionar seus eventos:
62% dos organizadores estão à procura de novas ideias de acordo com uma pesquisa do Eventmanager, então pensamos em dar algumas dicas:
- Não hesite em consultar previamente seus colaboradores para organizar uma pesquisa: proponha-lhes vários temas para o evento e deixe-os escolher aquele que eles mais gostam, as animações que gostariam de ver, quais os workshops organizar...
- Se você está organizando um evento interno, por que não fazer algo fora da caixa e envolver seus funcionários na organização do evento? Sempre apreciamos mais um bom prato quando o cozinhamos nós mesmos... Este aspecto, portanto, enriquece a experiência geral que você constrói para seus funcionários em torno deste evento.
No entanto, cuidado para que este envolvimento não se torne uma faca de dois gumes. Uma equipe pode estar encarregada de organizar certos elementos do evento, mas não tente delegar tudo ou você será visto como um falso organizador!
- E por que não convidar um palestrante que não tem nada a ver com seu negócio? Uma conferência inspiradora sobre um tema diferente pode inspirar os funcionários e possivelmente dar-lhes um novo prisma através do qual possam propor novas ideias.
Convide um campeão de karatê para os vendedores, um doutor em pesquisa para sua equipe de desenvolvimento ou um professor universitário para sua equipe de produtos, por exemplo!
E a Digitevent?
A Digitevent permite que você gere o máximo de participação enviando e-mails de lembrete (antes do evento), criando segmentos e variáveis personalizadas.
Com nossa ferramenta, você também pode criar uma pesquisa de satisfação pós-evento com dados sobre cada parte chave do evento: local, fornecedor, tema abordado, relevância dos palestrantes, pontuação geral,...
Não se esqueça de continuar a se comunicar ao redor do evento depois que ele terminar e coletar feedback de seus convidados!
