Se existe uma área na qual a reputação da Business France é mais importante, é em networking e em sua capacidade de conectar empresas com influenciadores, parceiros e empresas líderes. Como parte dos eventos dos Encontros Internacionais, a Digitevent acompanha a Business France em suas problemáticas de inscrições, agendamento dos encontros, networking e controle de acesso.

Os objetivos iniciais ...

No centro das preocupações da Business France para seus eventos está a capacidade de iniciar e organizar reuniões estratégicas. No caso dos Encontros Internacionais de La French Tech, trata-se de criar interações entre os especialistas e os participantes do país (empresas que buscam a internacionalização). Para fazer isso, o organizador precisa configurar um processo completo cobrindo:

  • A divulgação das informações do evento e sua promoção através de um hotsite dedicado,
  • A gestão dos convites, lembretes e a otimização da taxa de participação,
  • Solicitações de encontros dos participantes para os especialistas,
  • Moderação das solicitações no intuito de optimizar os encontros e a agenda,
  • Criação automática de agendas individuais enviados aos participantes,
  • Controle de acesso no dia do evento, na chegada e na porta das conferências,
  • Impressão instantânea de crachás no local para cada participante.

Abrindo o hotsite do evento

Que seja para dar uma imagem inovadora ou para comunicar informações úteis sobre o evento, criar um hotsite do evento bonito, eficaz e moderno é uma etapa incontornável. O Encontro Internacional da Tecnologia Francesa é gerenciado por uma equipe de 4 pessoas na Business France, e o recurso de compartilhamento de direitos do administrador possibilita trabalhar em vários projetos simultaneamente na plataforma Digitevent. Em tempo recorde e com uma autonomia completa, o hotsite é criado através da personalização de um dos nossos modelos ou da duplicação de um evento anterior.

Agendamento dos encontros

Assim que as inscrições são concluídas, entramos na fase chave da organização: gerenciamento dos encontros B2B! Para fazer isso, a equipe organizadora compartilha com os futuros participantes um link individual que permite consultar os especialistas presentes, bem como seu domínio de expertise. Eles então têm a oportunidade de solicitar encontros (indicando suas motivações), diretamente no hotsite do evento.

Moderação de pedidos

Os especialistas (ou o organizado) consultam as solicitações recebidas e podem aprová-las ou rejeitá-las. Ao aprová-las, eles automaticamente se posicionam nos horários disponíveis na agenda do participante e do especialista. Obviamente, as equipes podem a qualquer momento alterar uma reunião agendada ou cancelá-la (ex: mudança de opinião de um especialista, cancelamento de uma presença etc ...).

Geração das agendas

As inscrições estão fechadas. Em sua conta Digitevent, os organizadores ajustam os calendários adicionando os encontros mais recentes a especialistas e participantes com horários ainda disponíveis. As agendas individuais são enviadas por e-mail (com os crachás PDF de acesso) a ambas das partes. A agenda sendo digitalizada, ela se atualiza automaticamente a cada alterações feitas pela organizadora.

No dia do evento: Leitura de QR Code nos pontos de controle e impressão de crachás

Para agilizar a recepção e acompanhar as presenças em tempo real, um sistema de leitura do QR Code presente nos convites é configurado. A cada chegada, uma impressão de crachá é acionada. Este crachá facilita o encontros e o networking durante o evento. As equipes da Business France escolheram imprimir crachás no local do evento para que eles não tenham que pré-imprimir com antecedência todos os crachás, classificá-los em ordem alfabético e procurá-los manualmente no dia do evento. Além disso, no caso de participantes extras (ou modificações de nome), o crachá é imediatamente impresso no mesmo formato dos outros participantes.