Le but des événements internes n’est pas tant d’acquérir des clients ou de gagner en notoriété que de transmettre de l’information et renforcer le lien avec les collaborateurs.
Les aspects qualitatifs sont donc particulièrement pertinents dans l’évaluation de leur succès.
Ces événements ont aussi pour caractéristique de pouvoir être très divers dans leurs formats.
Ils peuvent être récurrents (onboarding des recrues) ou exceptionnels (anniversaire de l’entreprise), et peuvent toucher tous les métiers de l'organisation. Il y a de quoi s’y perdre !
On peut esquisser deux grandes catégories :
- Les célébrations corporate, récurrentes ou ponctuelles. Elles sont essentielles pour “marquer le coup” faire de la communication et établir des points de repères dans la mémoire collective d’une entreprise. Elles deviendront souvent des souvenirs partagés par tous les employés et contribuent ainsi à la culture de l’entreprise.
- Les événements liés aux métiers ou à l’activité : le but est le passage de l’information, des valeurs, et du savoir-faire (réunion des tops managers, formation, séminaires, cap stratégique…). Ils sont essentiels pour faire passer l’information (entre les décideurs, les managers, le marketing, les équipes opérationnelles…)
Pour mesurer la performance des événements internes, , on utilise souvent un questionnaire (qualitatif ou quantitatif) en post-event. L'engagement est plus élevé et les résultats permettent d'avoir des indicateurs plus pertinents
Connaissez-vous ce moyen mnémotechnique pour qualifier vos objectifs ? Ils doivent être SMART :
Spécifique : il doit être le moins vague possible.
Mesurable : vouloir davantage de taux de satisfaction salariée, c'est bien, vouloir 90% de satisfaction salariée, c’est mieux.
Atteignable : ne vous fixez pas des objectifs hors de portée. Segmentez l’objectif en plusieurs sous étapes pour vous garantir une feuille de route cohérente.
Réaliste : faites en sorte de pouvoir apprendre de cet événement et de pouvoir le réorganiser facilement, pour vous améliorer. Créez un objectif qui peut être réalisé avec les moyens dont vous disposez.
Temporel : un sujet n’est intéressant que pendant une certaine période de temps. Faites en sorte de l’exploiter au maximum et maitrisez la temporalité de votre événement. (pour rappel, un webinar dure rarement plus de 45 minutes).
Voici quelques exemples de KPI dont vous pourrez vous inspirer.
💪 Mesurer le renforcement de la cohésion :
Pourquoi : Que cela passe par un team building, un moment de fun ou une expérience inoubliable, la cohésion est indispensable pour construire une entreprise qui fonctionne bien dans la durée. Créez de la communication entre vos équipes et faites la mesure de l'engagement.
Comment : Bonne nouvelle, vous avez au moins trois manières (complémentaires) de mesurer la cohésion d’équipe !
Nous vous recommandons tout d’abord d’être à l’écoute des participants et des différentes parties prenantes durant l’événement afin d’avoir un sentiment général sur votre événement, soyez attentifs aux signaux faibles ! Cette remontée à chaud est un excellent indicateur qu’il ne faut pas négliger et qu’il convient de formaliser par email à l’issue de l’événement : prenez des notes !
Pour structurer davantage le recueil d'information, vous pouvez créer un formulaire post-event de satisfaction (avec les statistiques en temps réel), composé de questions qualitatives à réponses libres - que vous pouvez envoyer via Digitevent - telles que :
- Vous êtes-vous senti plus proche de vos collègues à la fin de l’événement ?
- Avez-vous vu vos collaborateurs sous un nouveau jour grâce à cet événement ?
D’autres méthodes consistent à proposer par les hôtes(ses) d’accueil un quiz sur tablette directement à la sortie de l'événement.
Pensez à utiliser des échelles de Likert afin d’avoir une réponse plus tranchée et précise mathématiquement. Les données et indicateurs seront plus exacts et votre ROI sera plus affiné.
Notez que la formulation de vos questions a un impact fort sur les réponses soumises. Selon votre objectif, vous pouvez être amené à formuler vos questions différemment 🤫...
Par exemple, vous ne poserez pas la même question si vous cherchez à connaître les raisons du turnover de votre entreprise (et donc avoir de véritables réponses sur ce qui ne va pas…) ou si vous voulez obtenir des statistiques flatteuses sur la satisfaction des salariés.
- Plus une question est vague “Cet événement vous a-t-il permis de vous rapprocher de vos collègues ?” plus elle laissera le participant l’interpréter, et, de façon générale, vous obtiendrez des résultats plus positifs, mais souvent moins facilement exploitables.
- Plus une question est précise “Avez-vous eu l’impression de mieux connaître vos collègues, de façon plus personnelle et profonde ?”, plus vous aurez des réponses contrastées, avec moins de réponses positives (mais plus honnêtes).
Considérez également la possibilité pour les participants de répondre de façon anonyme, ce qui peut libérer la parole dans un contexte corporate où les réponses tranchées sont parfois risquées.
Pour vous rendre compte de l’efficacité de vos événements, vous pouvez aussi faire de l'AB testing”. Par exemple, faites un questionnaire avant votre événement, puis le même questionnaire quelque temps après : avez-vous amélioré votre score ? Vous n’avez pas besoin d’interroger la même audience pour obtenir des résultats exploitables à condition d’avoir une base de sondés suffisamment importante et de conserver le même mode opératoire (temps de réponse, type d’audience, formulation…).
💞 Mesurer la transmission des valeurs d’entreprise et de l’attachement à la marque
Pourquoi : L’attachement à la marque est la composante émotionnelle qui lie votre entreprise aux collaborateurs. Elle peut être créée via ses valeurs, ses actions au quotidien (par exemple via la Responsabilité Sociale des Entreprises - RSE) ou ses avantages (cartes cadeaux, week-ends aux sports d’hiver, voyage, incentive…).
N’hésitez pas à rédiger un manifeste avec vos convictions profondes d’entreprise, ainsi que les valeurs que vous prônez et comment vous les appliquez au quotidien… Rien de mieux pour booster le moral vos collaborateurs que d’adhérer à un projet qui a du sens et une vision.
Pour susciter cette envie, expliquez le rôle sociétal de l’organisation, ce que vous apportez, qui vous aidez, comment vous le faites et surtout grâce à qui - soyez reconnaissants.
Comment : L’événementiel corporate interne participe à créer de l’attachement à la marque, et vous pouvez mesurer cette donnée lors du questionnaire post-event avec quelques questions telles que :
- “Vous sentez vous plus en adéquation avec les valeurs de l’entreprise après cet événement ?”
- “Votre opinion sur l’entreprise (favorable ou défavorable) a-t-elle été confortée par cet événement ?”
N’oubliez pas d’anonymiser votre questionnaire, afin d’avoir les réponses les plus honnêtes et les plus objectives possible - et assurez-vous que les répondants soient au courant de l’anonymat des réponses !
🎓 Mesurer la formation et la transmission de l’information :
Pourquoi : Pour mesurer l’efficience de la transmission de l’information, un questionnaire avec les grands thèmes abordés lors de l’événement est nécessaire.
Ce type de questionnaire en ligne peut être créé automatiquement et envoyé à une catégorie précise de participants avec Digitevent.
La formation, qu’elle soit virtuelle ou physique, prend souvent la forme de workshops (one to few) ou de conférences (few to many) durant lesquelles les participants reçoivent beaucoup d’informations en peu de temps.
Très bon moyen de garder ses collaborateurs à la pointe des nouveautés, les formations nécessitent tout de même un certain suivi, pour s’assurer que les connaissances ont été correctement transmises, que le sujet était intéressant, ou que les intervenants sont dynamiques.
- (Répondant ayant obtenu plus de la moitié des points / Total des répondants) x 100
Si vous constatez qu’une grande majorité des répondants ont de bons scores, vous avez bien fait passer l’information, votre formation est efficace.
☑️ Mesurer l’efficacité logistique de l’événement :
Pourquoi : Que cela concerne vos speakers, votre traiteur, l’hébergement de vos invités ou même l’agence d’hôtesses, tous les facteurs clés de succès qui gravitent autour de votre événement peuvent être évalués (y compris votre agence événementielle mais aussi le programme de l’événement, ou la rapidité d’impression des badges !)
Par exemple, en cas de retransmission de votre événement, prenez soin de sélectionner des speakers qui seront à l’aise avec la caméra, et qui sauront faire preuve d’éloquence (nous avons réalisé une série de vidéos pour aider les speakers d’événements à améliorer leurs prises de parole, l’épisode 1).
Comment : Listez les facteurs clés de succès et demandez à vos participants d’apporter une note sur chacun d’entre eux (une question par critère - idéalement avec une note de 1 à 7 selon l’échelle de Likert, pour éviter au maximum les avis neutres), et faites des points de situation avec ceux qui obtiennent des scores passables ou mauvais. C’est également l’occasion de veiller à l’amélioration continue de ces prestataires, très important lors de vos événements.
🧠 Synthétiser et faites remonter les idées issues des brainstormings et de l’intelligence collective :
Pourquoi : L’intelligence collective est souvent vecteur d’innovation dans les entreprises. Quelle que soit la fréquence des brainstormings, la mise en commun d’idées dans le but de résoudre un problème commun permet souvent d’aboutir à une solution consensuelle et inattendue.
Comment : Lors de vos événements internes, pour faire émerger de bonnes idées et stimuler la créativité de vos collaborateurs, vous pouvez utiliser des outils comme Mural pour mettre en place des ateliers de brainstormings interactifs.
Interrogez ensuite les managers : qu’auraient-ils changé dans cette séance a posteriori pour générer davantage d’idées ? Sont-ils satisfaits des nouvelles idées collectées ? Comptent-ils faire ces sessions ? Si oui, davantage, ou moins, et sur quelle fréquence ? Avec quel échantillon de collaborateurs ?
🍃 Mesurer l’acceptation au changement :
Pourquoi : Dans la même idée, l’acceptation du changement est un grand sujet de la stratégie interne de l’entreprise. Il est très difficile de faire changer les processus (c’est d’autant plus difficile dans les grandes entreprises) et de faire accepter des nouveaux outils.
Comment : Pour bien vous assurer que les directions prises seront appliquées, il vous faut donc vérifier que votre message est correctement compris.
Ici encore, vous pouvez utiliser un outil de questionnaire intégré à votre solution de gestion d’événement pour vérifier que l’information descend correctement et que les missions ont été comprises, par exemple :
- À la suite de cet événement, quelles actions allez-vous mener pour appliquer les nouvelles stratégies ?
- Êtes-vous en adéquation avec la nouvelle politique du groupe ?
- Approuvez-vous ces changements ?
💰 Mesurer le coût par participant :
Pourquoi : Pour aller plus loin, vous pouvez mesurer le coût de la session et le rapporter au coût estimé par les managers : les idées apportées lors de cette session, valaient-elles X euros ? (correspondant aux coûts directs et indirects du brainstorming).
Comment : Pour un calcul correct, prenez en compte les taux horaires de salaires des personnes mobilisées, le lieu, le traiteur, mais aussi les coûts d’opportunité et les coûts indirects. Rapportez ensuite cette somme à la valeur approximative (et très subjective) des idées et autres KPIs apportées par la séance.
🌱 Mesurer l’impact sociétal et environnemental :
Pourquoi : De plus en plus, l’événementiel se doit d’évoluer et de proposer des modes de fonctionnement plus respectueux de l’environnement, avec une réelle démarche sociétale derrière chaque étape du processus.
Comment : Vous avez plusieurs moyens de calculer votre apport sociétal : En mesurer la proportion de vos prestataires qui ont une démarche RSE, en mesurant votre propre empreinte carbone durant l’événement, en demandant aux participants leur avis sur cet aspect…
Pour aller plus loin, vous pouvez même décider de faire appel à un cabinet de certification et passer la norme ISO20121, vous garantissant une image (et un investissement) en tant qu’acteur investi dans les questions d’amélioration environnementales en événementiel.
N’hésitez pas à faire un tour sur notre article dédié aux questions environnementales dans l’organisation d’un event !
Conclusion :
L’événementiel interne nécessite souvent de mesurer des KPI plus qualitatifs.
On cherche à comprendre le ressenti des participants, plus qu’à mesurer statistiquement certaines data.
En complément, le tableau de bord en temps réel de Digitevent peut vous donner des informations marketing et autres indicateurs pertinents sur les taux de présence, le taux de réponse ou des éléments très objectifs.
Il faudra néanmoins beaucoup d’interprétation humaine et des managers expérimentés pour pouvoir analyser avec justesse les différentes réponses à vos questionnaires. Demandez à vos managers les obstacles et les succès de ces événements internes, ce qu’ils changeraient, ce qu’ils ont apprécié, et s’ils comptent en refaire au cours de l’année.
Prenez également le temps de débriefer une fois les résultats obtenus. Les données et la compréhension de la performance est fondamentale, mais elle doit rester au service de la prise de décision afin de s’améliorer dans le temps.
Pour aller plus loin dans la stratégie de définition de vos objectifs, tournez-vous vers cet article web sur les OKR.
Et surtout, n’oubliez pas de mettre du fun dans vos événements internes, ils seront d’autant plus marquants pour vos équipes :)
