Créés en 1986, les Internationaux de France de Badminton sont une des 12 plus grandes étapes du circuit international, rebaptisé en 2018 HSBC BWF World Tour. Pour la Fédération Française de Badminton (FFB), c'est un événement phare. Tout d'abord car il représente l'excellence de ce sport en France, ensuite parce que ce moment est attendu toute l'année par les amateurs et passionnés de la discipline. A cette occasion, la FFB utilise Digitevent pour convier ses invités et partenaires à l'événement.

Les enjeux initiaux...

Pour la FFB, l'objectif est de faire profiter ses partenaires et leurs invités de cet événement annuel unique sur le sol français. Néanmoins, les places sont précieuses et des quotas d'invitations par jour doivent être respectés afin de pouvoir accueillir tous les invités. Voici les problématiques initiales :

  • Gestion des invitations pour le compte de la Fédération et de partenaires,
  • Inscription des invités aux différentes journées du tournoi en tenant compte de quotas,
  • Inscription des accompagnateurs pour les participants autorisés à venir à plusieurs,
  • Envoi des badges d'accès PDF et des confirmations d'inscription,
  • Contrôle des accès des participants à chaque journée du tournoi,
  • Restriction d'accès aux zones vips et messages aux partenaires afin de les prévenir de l'arrivée d'invités importants ,
  • Remerciements et partage des temps forts de l'événement.

Gestion des invitations pour le compte de la Fédération et de partenaires

En amont de l'événement, La FFB collecte la liste des invités de chacun de ses partenaires et établit pour chacun les droits de participation. Certains sont autorisés à n'assister qu'aux phases de qualification, d'autres peuvent également inviter aux phases finales. Certains ont droit de venir plusieurs jours, d'autres qu'une seule fois. Enfin, certains ont le droit de venir accompagnés, notamment pour les phases de qualification en semaine.

Inscription des invités aux différentes journées du tournoi en tenant compte de quotas

Un save-the-date et une campagne d'invitation sont envoyés aux différents invités. Grâce à la personnalisation des campagnes, chacun reçoit un email d'invitation mentionnant le nom et le logo de l'entité partenaire qui l'invite, en général un sponsor de l'événement.

Après avoir ouvert leur email d'invitation personnalisé, les futurs participants accèdent au site internet créé pour l'occasion via Digitevent. Pour ce grand événement, un nom de domaine dédié et une adresse email d'expédition personnalisée ont été mis en place afin de proposer une expérience en marque blanche complète vis à vis de la FFB et du tournoi. Il ne reste à l'invité qu'à confirmer sa présence et indiquer ses jours de participation. Des quotas sont mis en place pour les différents jours autorisés. Ainsi, aucun risque d'inscrire plus de personnes qu'il n'est possible d'en accueillir.

Inscription des accompagnateurs pour les participants autorisés à venir à plusieurs

Une fois l'inscription effectuée, le participant peut le cas échéant ajouter ses accompagnateurs. Le nombre d'accompagnateurs (ainsi que le droit de venir accompagné) dépend de la typologie du participant. De façon transparente pour l'invité, la FFB a ainsi déterminé le nombre d'accompagnateurs autorisés en fonction de chaque typologie de participants. Les typologies sont dynamiquement définies en créant des segments via Digitevent, il s'agit de filtrer les contacts vérifiant certaines conditions (ex: tous ceux venant le jeudi et invités par Yonex).

Envoi des badges d'accès PDF et des confirmations d'inscription

Après chaque inscription en ligne, un badge d'accès PDF est automatiquement envoyé au participant (pour lui et ses accompgnateurs). Les informations ainsi que le plan d'accès sont récapitulées dans cet email de confirmation. Le badge mentionne le nom de la personne, son jour de présence au tournoi, et un QR code sécurisé afin de contrôler l'accès le jour de sa venue.

Contrôle des accès des participants à chaque journée du tournoi

Durant l'événement, la sécurité est primordiale et il faut s'assurer que chaque présent est bien pré-inscrit. Ainsi, des hôtes et hôtesses munis de tablettes accueillent les participants aux points de contrôle. Ils recherchent chaque arrivant par nom ou via le QR code du badge. En quelques instants, ils s'assurent que le participant est dans la liste du jour et l'émargent. Les arrivées sont synchronisées en temps réel sur tous les appareils. Cet accueil digital est répété chaque journée du tournoi. Des statistiques détaillées par journée et horaire d'arrivées sont générés dans le compte Digitevent des organisateurs.

Restriction d'accès aux zones vips et messages aux partenaires afin de les prévenir de l'arrivée d'invités importants

En complément d'assister aux matchs, des espaces vips sont ouverts à certains invités. Ces zones sont idéales pour échanger avec le partenaire invitant et entreprendre diverses collaborations. Afin de prévenir le partenaire de l'arrivée de ses invités, un système d'alertes sms est mis en place. Ainsi, dès le scan effectué à l'entrée du salon vip, un sms est automatiquement envoyé à l'invitant pour le prévenir de l'arrivée de son contact.

Remerciements et partage des temps forts de l'événement

Après l'événement, les organisateurs et la FFB ont envoyé des campagnes email de remerciements aux participants. Grâce au contrôle d'accès digital et à la segmentation des contacts, ils ont adressé un message spécifique en ne ciblant que ceux qui sont effectivement venus. Cette campagne a été l'occasion d'envoyer un résumé des temps forts ainsi que des informations sur la pratique du Badminton. Un album photo a également été ajouté en quelques clics sur le site dédié de l'événement.