Criado em 1986, o Torneio Internacional de Badminton na França é uma das 12 principais etapas do circuito internacional, rebatizada de 2018 HSBC BWF World Tour. Para a Federação Francesa de Badminton (FFB), é um evento emblemático. Em primeiro lugar porque representa a excelência deste esporte na França, então porque este momento é esperado todo o ano pelos amadores e entusiastas da disciplina. Nesta ocasião, o FFB usa a Digitevent para convidar seus convidados e parceiros para o evento.

Os objetivos iniciais ...

Para o FFB, o objetivo é fazer com que os patrocinadores e seus convidados desfrutem deste evento anual único em solo francês. No entanto, as vagas são limitadas e as cotas dos convites diários devem ser respeitadas para acomodar todos os convidados no local. Aqui estão os problemas iniciais:

  • Gerenciamento dos convites para a Federação e dos parceiros,
  • Inscrição dos convidados para diferentes dias do torneio, tendo em conta as quotas,
  • Inscrição de acompanhantes para que os participantes principais autorizados venham em grupo,
  • Envio de crachás em PDF e confirmações de inscrição,
  • Controle de acesso dos participantes a cada dia do torneio,
  • Restrições de acesso as zonas VIP e mensagens automática, aos parceiros para avisar-lo da chegada de um dos seus convidados,,
  • Agradecimentos e partilha dos destaques do evento.

Gerenciamento dos convites para a Federação e dos parceiros

Antes do evento, o FFB coleta a lista de convidados com cada um de seus parceiros e estabelece os direitos de participação de cada um. Alguns estão autorizados a participar apenas das fases de qualificação, outros também podem convidar para as fases finais. Alguns podem vir vários dias, outros apenas um dia. Finalmente, alguns têm o direito de vir com acompanhantes, especialmente para as fases de qualificação durante a semana.

Inscrição dos convidados para diferentes dias do torneio, tendo em conta as quotas

Um save-the-date e uma campanha de convite são enviados para os diferentes convidados. Graças à personalização das campanhas, todos recebem um e-mail de convite mencionando o nome e o logotipo da entidade parceira que os convida, geralmente um patrocinador do evento.

Depois de abrir seu e-mail de convite personalizado, os futuros participantes acessam o site criado para o evento via Digitevent. Para este grande evento, um nome de domínio dedicado e um endereço de e-mail de envio personalizado foram configurados para oferecer uma experiência completa de white label em relação ao FFB e ao torneio. Falta apenas os convidados confirmarem sua presença e indicarem seus dias de participação. As cotas são configuradas para os diferentes dias. Assim, não há risco de inscrever mais pessoas do que é possível acomodar.

Inscrição de acompanhantes para que os participantes principais autorizados venham em grupo

Após concluir a inscrição, o participante pode adicionar um acompanhante ao evento. O número de acompanhantes (assim como o direito de vir acompanhado) depende da categoria do participante. O FFB determinou o número maximo de acompanhantes autorizados de acordo a categoria do participante. As categorias são definidas através da criação de segmentos via Digitevent, trata-se de filtrar os contatos verificando (certas) á condições (ex: todos aqueles que chegam na quinta e convidados pela Yonex).

Envio de crachás em PDF e confirmações de inscrição

Após á inscrição online, um crachá em PDF é enviado automaticamente ao participante e convidado. As informações e o plano de acesso são resumidos neste e-mail de confirmação. O crachá menciona o nome da pessoa, seu(s) dia(s) de presença no torneio e um código QR seguro para facilitar e controlar o acesso no dia de sua chegada.

Controle de acesso dos participantes a cada dia do torneio

Durante o evento, a segurança é primordial e devemos garantir que cada participante seja pré- registrado. Por exemplo, hostes e recepcionistas com tablets recebem os participantes nos pontos de verificação. Eles pesquisam cada participante pelo nome ou pela leitura do QR Code. Em apenas alguns segundos, eles garantem que o participante esteja na lista do dia e o marcam presente. As chegadas são sincronizadas em tempo real em todos os aparelhos. Esta recepção digital é repetida durante todo evento. Estatísticas detalhadas por dia e hora de chegada são geradas na conta do evento via Digitevent.

Restrições de acesso as zonas VIP e mensagens automática, aos parceiros para avisar-lo da chegada de um dos seus convidados,

Além de participar das partidas, os espaços VIP estão abertos somente para alguns convidados. Essas áreas são ideais para networking entre os participantes, convidados e os patrocinadores. Para avisar o participante da chegada do seu convidados, um sistema de alertas SMS é configurado. Assim, a partir do controle feito na entrada da sala VIP, um SMS é automaticamente enviado para o participante para notificá-lo da chegada de seu convidado.

Agradecimentos e partilha dos destaques do evento

Após o evento, os organizadores e o FFB enviaram campanhas de e-mail de agradecimento aos participantes. E graças ao controle de acesso digital e à segmentação de contatos, eles enviaram uma mensagem específica para os participantes que realmente estavam presente no evento. Esta campanha foi uma oportunidade para enviar um resumo de destaques, bem como as informações sobre a prática de Badminton. E um álbum de fotos também foi adicionado em poucos cliques no hotsite do evento.