Le Baromètre Clients sur les enjeux 2023 de la communication événementielle * réalisé en Janvier 2023 indique que 52% des professionnels interrogés planifient de réaliser leur production événementielle en mode hybride. En revanche, de nombreux événements hybrides qui se sont déroulés en 2021 et 2022 étaient loin d’être à la hauteur des attentes.
L’événement hybride est souvent considéré comme un compromis où les participants en ligne sont relégués à une position secondaire, plutôt que de leur offrir une expérience à part entière. Cette pratique conduit souvent à une déception pour les participants en ligne qui n’ont pas eu la même expérience que ceux présents physiquement à l’événement. L’expérience hybride se révèle souvent fastidieuse, car elle ne prend pas en compte le « temps digital », plus rapide que le « temps physique », et peut aussi se révéler frustrante, car elle est souvent unidirectionnelle.
Le digital permet en réalité d’obtenir un retour de l’audience bien plus riche, précis et détaillé que le physique. Cependant, pour exploiter ces feedbacks qualifiés et précieux, il est essentiel de mettre en place des propositions digitales adaptées. Cela nécessite la conception de formats d’événements spécifiques pour bénéficier de cette richesse afin de valoriser les participants en ligne.
Le format hybride en décalé
L'enjeu
La préparation d’un événement physique important peut impliquer d’avoir trop de contenu (intervenants, messages, débats) par rapport au temps imparti, et il est impossible d’ajouter une journée supplémentaire au programme. Les organisateurs doivent trouver des solutions créatives pour gérer la quantité de contenu tout en maintenant la qualité de l’événement.
LA SOLUTION
Proposer un prologue et/ou un épilogue en digital avant et/ ou après l’événement pour mesurer les attentes des participants, préparer les esprits en fournissant une matière à réflexion pertinente, recueillir des feedbacks et partager les résultats. Cette configuration offre l’avantage d’optimiser l’utilisation du temps limité de l’événement physique tout en offrant une expérience plus riche et plus interactive pour les participants.
Le set up
Présenter des sessions en ligne une semaine ou un mois avant/après le jour J, intégrées dans le programme global. Pour garantir la participation de l’audience, les invitations doivent offrir des avantages exclusifs tels que la possibilité d’influencer le contenu de l’événement physique lors du prologue et un accès privilégié aux suites de l’événement lors de l’épilogue. Ce teasing permettra de créer une attente positive et d’encourager la participation active des invités.
Les clés de la réussite
Prévoir suffisamment de temps pour préparer les sessions en amont et en aval, ainsi que pour intégrer les feedbacks des participants. Cela permettra d’être encore plus pertinent lors de l’événement physique ou pour le suivant. L’anticipation est donc une clé importante pour assurer le succès de ce format hybride.
L'inspiration
Le match de foot du dimanche soir, avec un prologue et un épilogue pour enrichir l’expérience des spectateurs. AVANT : une analyse des enjeux pour donner aux spectateurs les clés de compréhension de la rencontre. PENDANT : les spectateurs suivent la rencontre en direct. APRÈS : une session de débrief permet de revenir sur les temps forts de la rencontre et d’approfondir l’analyse.
Le format hybride multi-audience
L'enjeu
Pouvoir toucher différents types d’audience lors d’un même événement, sachant que certains ne peuvent pas ou ne souhaitent pas être présents sur place.
LA SOLUTION
Proposer un événement physique unique, accompagné de sessions digitales qui bénéficient de la présence sur place de conférenciers clés, afin de toucher une audience spécifique sur un sujet précis (par exemple, un lancement de produit lors d’un salon, une offre exclusive ou une conférence animée par un intervenant renommé)...
Le set up
Créer un site web événementiel qui met en évidence les sessions digitales proposées en plus de l’événement physique. Le site de l’événement doit expliquer les avantages offerts aux participants, même si ces derniers ne peuvent pas participer en personne, et doit faciliter l’inscription aux sessions digitales jugées plus intéressantes.
Les clés de la réussite
Produire sur place les sessions dédiées pour les participants distants plutôt que de simplement filmer l’événement physique. Cela permettra de garantir une animation, un rythme et une interactivité adaptés à ces sessions (quiz, sondages, nuages de mots…). La production peut être légère et économique grâce à la courte durée des sessions (30 à 45 minutes).
L'inspiration
Le salon du Bourget illustre comment il est possible d’être à la fois un événement grand public et un rendez-vous professionnel B2B avec des attentes diamétralement opposées, même en restant sur une même verticale. D’un côté, il y a l’importance de la confidentialité et des échanges commerciaux, et de l’autre, l’aspect spectaculaire et la découverte.
Le format hybride multisite
L'enjeu
L’objectif de l’événement est de réunir une audience dispersée sur une large géographie, cependant, pour des raisons environnementales et économiques, il n’est ni possible ni souhaitable de rassembler tous les participants en un seul lieu. Malgré cela, il est primordial de préserver l’atmosphère festive et conviviale de l’événement.
LA SOLUTION
Organiser des événements physiques simultanés dans les différents lieux physiques. Les participants se rassemblent ainsi sur le lieu le plus proche. Le digital assure la cohérence de l’ensemble grâce à des diffusions multisites de la séance plénière (par exemple) et permet de mettre en commun les interactions.
Le set up
La mise en place requiert une logistique de gestion centralisée et l’utilisation d’un outil digital qui permet aux participants d’interagir via leur mobile, tandis que le contenu en direct peut être diffusé sur des écrans géants dans les différents lieux physiques de l’événement.
Les clés de la réussite
Pour réussir, il est important d’avoir un organisateur dédié à chaque site capable d’animer des sessions locales, ainsi qu’une solide gestion de projet. En échange, l’événement sera vécu comme un moment festif, commun et fort, sans l’impact financier et environnemental lié à la venue de tous les participants dans un lieu unique.
L'inspiration
Le multiplex du soir des élections politiques. Cet exemple de format consiste à organiser des diffusions en direct dans les différents sièges des partis politiques, plutôt que de les regrouper à un même endroit physique.
Le format hybride en incise
L'enjeu
Organiser un événement physique et le rendre accessible à une audience plus large, mais sans avoir la possibilité de mobiliser cette audience pendant une longue durée ou de la faire venir sur place.
LA SOLUTION
Offrir une expérience digitale sous forme d’une courte session intégrée à un événement présentiel plus long. Cette incise, d’une durée de 30 minutes par exemple, est entièrement dédiée aux participants à distance. L’audience en physique peut également être filmée et contribue ainsi au caractère exceptionnel de cette séquence digitale. LE SETUP La partie digitale doit être courte mais minutieusement préparée avec un animateur chevronné qui engage les participants à distance. Ces derniers doivent sentir que la session est spécialement conçue pour eux et que leur opinion est prise en compte, peut-être par le biais de sondages dont les résultats sont utilisés pour la suite de l’événement.
Les clés de la réussite
Les participants doivent se sentir inclus malgré leur absence physique. Leur consacrer un temps court mais précieux avec un contenu personnalisé et interactif leur permettra de se sentir impliqués et de comprendre que leurs réactions auront un impact sur l’événement.
L'inspiration
Le spectacle de l’artiste Verino qui a créé un concept novateur sur Youtube appelé « Dis donc internet ». Chaque semaine, lors de son spectacle, il traite de manière humoristique l’actualité récente dans une série vidéo adressée uniquement à son public en ligne. Durant 4 à 8 minutes, il tourne alors le dos au public pour s’adresser à la caméra.
Le format hybride en ALTERNANCE
L'enjeu
Organiser des événements récurrents tels que des « Town Hall Meetings », « Product Increment », séminaires vendeurs, etc. dont les coûts augmentent plus rapidement que le budget disponible.
LA SOLUTION
Réaliser certaines occurrences des événements récurrents en 100% digital afin de limiter les coûts, tout en maintenant la qualité perçue de chaque événement physique qui demeure.
Le set up
Mettre en place un mini-site centralisant tous les événements physiques et digitaux planifiés afin de construire un programme hybride cohérent pour toute l’année. Pour ce faire, on utilisera les mêmes animateurs et séquences pour les deux formats, tout en offrant des activités exclusives à chaque format. Par exemple, davantage d’interactivité pour les événements digitaux et davantage de networking pour les événements physiques.
Les clés de la réussite
Il est important que les participants ne soient pas laissés dans le flou quant à la raison économique justifiant ce fonctionnement alternatif. S’ils remarquent que les événements digitaux sont soigneusement préparés, permettent une meilleure gestion de leur temps et que les événements physiques restent riches, ils se sentiront gagnants dans les deux formats.
L'inspiration
Le télétravail représente un exemple d’hybridation de l’organisation du travail, où les salariés peuvent profiter des avantages offerts par les deux modes. La flexibilité et la liberté de choix entre les deux sont des éléments cruciaux.
