“Seul on va plus vite, ensemble, on va plus loin !” : cette phrase représente parfaitement l’enjeu majeur que représente l’intelligence collective pour la conception des événements. Dans le respect des parties prenantes et dans un esprit bienveillant et à l’écoute, l’intelligence collective fait ressortir des idées innovantes et de qualité.
1. Inspirer - collaborer - s’amuser
En ces temps de pandémie, il est parfois difficile de voir les choses en rose et de rester créatif. Réfléchir ensemble à un même projet et s’imposer des contraintes sont un bon moyen de trouver des idées originales et impactantes. Nous avons tous quelque chose à apprendre de l’autre. Rappelons-nous (si nous l’avons oublié), que nos métiers sont avant tout basés sur le relationnel et l’échange.
Le tout est de réussir, grâce à diverses méthodes, d’allier la force du travail d’équipe et les qualités individuelles. L’important est que chaque individu se sente écouté et entendu, et que l’échange et l'interaction entre le groupe permettent ainsi d’améliorer chaque idée individuelle pour obtenir les meilleurs. L’implication des parties prenantes permet de consolider l’engagement des participants et à prévenir les tensions. Alors n’hésitons pas : inspirons-nous, collaborons, et amusons-nous !
L’intelligence collective permet également de rassembler du contenu qualitatif pour élaborer la storytelling de votre événement. Sachez qu’il est essentiel que celui-ci narre une histoire ou possède un fil conducteur cohérent, afin d’accrocher et impacter les participants avant, pendant, et après l'événement.
Avant de communiquer autour de votre storytelling, vous pouvez mobiliser une série d’accroches percutantes afin de préparer les interlocuteurs à recevoir votre message, comme l’analogie, les chiffres, le scoop, ou encore, livrer une information qui vous est personnel et qui va tendre la main à votre audience et tisser du lien.
2. Les méthodologies
👉 Brainstorming & brainwrinting
Pour activer un bon processus d’idéation en intelligence collective, il faut de préférence commencer par une phase individuelle de brainstorming.
Une variante au brainstorming : le brainwriting. On écrit son idée sur un post-it (physique ou virtuel) et on passe celui-ci à son voisin qui va ainsi rebondir sur l’idée en l’améliorant.
Pour aller encore plus loin, n’hésitez pas à donner des contraintes à votre groupe (budget, secteur d’activité, etc.) pour qu’il propose des idées particulières et qu’il sorte de sa zone de confort.
👉 Forum ouvert
Le forum ouvert (ou world café) nécessite aussi l’intervention des autres pour améliorer la qualité des idées. Au cours d’une après-midi sur une thématique en particulière par exemple, le groupe peut se saisir d’un problème à résoudre, produire des idées de qualité, les trier, les prioriser et proposer un plan d’action. Le groupe ne peut qu’adhérer aux propositions d’actions puisque chacun aura participé à son élaboration, c’est un bon moyen d’apprendre à chaque partie prenante de travailler en groupe, avec les personnalités et idées de chacun.
👉 Design thinking
Dernière méthode, le design thinking. Il permet de développer des produits et services innovants en plaçant l’utilisateur au cœur de la réflexion et en donnant un cadre au déroulé du projet. Voici les 3 étapes principales :
1. L’immersion : on interviewe les usagers et on essaye de comprendre les attentes de chacun
2. L’idéation : on s’inspire de tout ce qui nous entoure (vidéos, photos…) et on donne toutes les idées qui nous passent par la tête (même principe qu’un brainstorming).
3. Le prototypage et test : on retient les meilleures idées et on passe en mode projet. Pour cela, on utilise le shadowing, une technique qui consiste à faire tester le projet auprès de participants pour vérifier s’il fonctionne bien et répond bien aux attentes. Pensez à toujours prendre en compte le contexte d’usage. A chaque étape, il faut vérifier que la problématique de départ n‘a pas changé.
3. Organiser un atelier collaboratif : trouvez ensemble une solution à une problématique
Organiser un atelier collaboratif va vous permettre d’identifier les éléments clé d’un plan d’action compréhensible, utile, et correct, et de vous assurer que vous n’avez rien oublié. Pour cela, il est important que vous vous positionniez en tant que médiateur, vous bénéficiez ainsi de l’expérience terrain des participants, tout en vérifiant la faisabilité du projet, et en boostant votre créativité grâce à l’intelligence collective.
Découvrez les quelques étapes :
👉 Consolider les informations : individuellement, appropriez-vous le contexte et essayez de comprendre la source du problème. Avant de définir et de mettre en place des solutions, assurez-vous de bien avoir réalisé les étapes précédentes et partager une synthèse aux participants.
👉 Identifier les enjeux : la ou les problématique(s) vont vous permettrent de définir un plan d’action. La formulation doit être SMART: spécifique, mesurable, ambitieux, réaliste et temporellement défini.
Individuellement également, pour chaque problématique vous pourrez ensuite :
● Analyser les conditions, les pour et les contre.
● Vérifier ce qui a déjà été essayé en interne ou dans des structures similaires.
● Réfléchir à un objectif spécifique que vous aimeriez atteindre. ● Quelles sont les ressources sur lesquelles vous pouvez vous appuyer et quelles sont les contraintes à gérer ?
● Préparer les documents nécessaires (cartes géographiques, textes légaux, etc.)
👉 Préparer le contenu de l’atelier :
A. Invitations & communications : choisissez le périmètre de participants que vous avez sélectionné : inconnus, proches, collègues, parties prenantes externes et informez-les du lieu, date, et thème de votre atelier.
B. Méthodologies : aidez-vous d’un facilitateur externe qui explique les règles, l’agenda, et vous aide dans l’animation de l’atelier et assurez-vous de mettre en place une ambiance créative et constructive tout au long de l’atelier
👥 Quelques astuces pour créer une ambiance créative :
● Les idées doivent tenir en quelques mots
● Les participants rebondissent sur les idées des autres mais ne les commentent ou jugent pas
● Chacun écrit et partage ses idées unes à unes.
C. Préparer l’espace de travail : arrivez tôt afin d’être calme et détendu lorsque les autres arrivent. Pour la mise en place, assurez-vous que vous avez une grande table avec des chaises pour tout le monde. Le mieux est la disposition en cercle.
D. Introduction : faites une présentation de 10 minutes à votre groupe en détaillant votre vision, le but et objectifs de la journée, le contexte, les parties prenantes, et les solutions auxquelles vous avez déjà pensé.
👉 Conduire l’atelier et faciliter les échanges :
A. Phase de discussion : libérer la créativité des participants afin qu’ils apportent de nouvelles idées à partir de leur expérience et points de vue personnels, et préparer quelques questions pour faire évoluer les échanges. Cette phase doit être dynamique et dans le respect de chacun. N’hésitez pas à noter quelques idées sur un tableau.
B. Division en petits groupes : diviser le groupe en sous-groupe et passez les voir afin de vous assurez que tout se passe correctement.
C. Présentation des idées de chaque groupe : une personne au sein de chaque groupe présente le résultat de leur travail pendant 5 minutes devant l’audience
D. Phase de discussion : prenez la parole pour faire un condensé des idées majeures et tenter de proposer plusieurs solutions qui pourraient répondre à la problématique de base
✍️ Matériel nécessaire :
● Post-its/eco-Post-its
● Stylos/crayons
● Carton ou tableau blanc ou à craie
E. Fin : remerciez les participants avant leur départ, et récupérez leur email pour les remercier par la suite pour leur contribution, leur présentant les solutions produites (privilégiez les visuels) et partagez des photos/vidéos de l’atelier.
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📩 Contact : contact@vincentrouxconsulting.fr / 06.26.03.38.32
