Que faire pour qu'une plateforme d’inscription d'événement soit la plus efficace possible ?

Nous vous avons concocté une liste de 10 aspects cruciaux à prendre en compte pour maximiser l’usage de votre prochaine plateforme d’inscription.

1. Identifiez vos besoins

Le choix de votre plateforme d’inscription doit être motivé par une parfaite compréhension et anticipation de vos besoins.

Cela vous permettra une comparaison objective des fonctionnalités et des tarifs.

Voici quelques axes qui peuvent grandement influencer votre choix :

• L’inscription à mon événement est-elle gratuite ou payante (billetterie) ?
• La plateforme doit-elle être en mesure de gérer les inscriptions de groupes ?
• Vais-je avoir besoin de fonctionnalités complémentaires à l’inscription : check-in, networking, rendez-vous entre les participants…

2. Ne sous-estimez pas la confidentialité et la sécurité !

Un intérêt d’utiliser une plateforme est de ne plus avoir à partager vos listings par email et de limiter les interlocuteurs qui en ont l’accès. Encore faut-il que la plateforme choisie soit sûre. Pour vous en assurer :

• Lisez leur politique de confidentialité dans les grandes lignes
• Assurez-vous que la plateforme ait une taille et une ancienneté crédible
• Demandez si des audits de sécurité ont été effectué
• Demandez des détails quant à la conformité RGPD
• Vérifiez que les données sont stockées en UE. Une société française (ex: Digitevent, Weezevent) aura plus de chances d’évoluer dans un cadre réglementaire similaire au votre.

3. Comparez !

Une promesse et une présentation d’un commercial ne fait pas tout. Demandez une démonstration produit et/ou un compte de test. Ce test vous permettra de vous faire un avis sur l’expérience utilisateur, tant pour vos futurs participants que pour l’équipe organisatrice. Comparez également les notes sur Google.  “La plateforme choisie doit être ergonomique, rapide, et rassurante” explique Lucien Derhy, cofondateur de Digitevent. “Vous devez appréciez travailler avec!” Derrière le mot “plateforme d’inscription” peut en effet se cacher plusieurs réalités qui sont loin d’être équivalentes…

4. Ne vous précipitez pas dans la configuration de la plateforme

La plateforme est un moyen de concrétiser techniquement votre plan événementiel. Mais pour ce faire, votre stratégie doit être clairement définie en amont. Il vous faut savoir, avant d'entamer la configuration, qui seront vos parties prenantes, quelles sont leurs motivations pour participer à l’événement… Demandez-vous toujours pourquoi et ce qui fera venir vos participants. En fonction, vous serez en mesure d’établir un plan de communication optimal et d’adresser le bon message, tant dans les campagnes que sur le site d’inscription.

Définissez des objectifs clairs, notamment par rapport à la progression des inscriptions. En définissant un objectif quant au nombre de présents et en supposant un taux de conversion, vous connaîtrez le nombre de prospects à inviter et le cas échéant, saurez s’il faut accentuer l’effort marketing.

5. Importez votre charte et appliquez-la, scrupuleusement !

Restez fidèle à votre image de marque, tant dans le site que dans vos campagnes marketing.

• Importez un logo en png et à jour, bien détouré
• Identifiez les 4-5 couleurs officielles de la palette de la marque. N’utilisez qu’elles et n’improvisez aucune déclinaison…
• Identifiez la police utilisée par la marque (parfois différente pour les textes et les titres)
• identifiez le niveau d’arrondi, notamment pour les boutons. Par exemple, la marque Orange est “carrée” tandis que Natixis sera beaucoup plus “arrondie”.
• Utilisez uniquement des visuels de la marque !

Une bonne plateforme doit vous permettre de créer de beaux sites, à l’image de la marque, sans nécessiter d’efforts de conception de votre part. Par exemple, sur une plateforme telle que Digitevent, votre charte est centralisée afin de garantir une cohérence des styles.

6. Assurez-vous que votre site événementiel soit engageant et complet

Les organisateurs peuvent avoir tendance à ne pas se mettre à la place de l’invité lorsqu’ils conçoivent le site de l’événement. Pour eux qui sont dans les secrets de l’organisation, certains détails sont devenus évidents… Avant de vous lancer, prenez le temps d’interroger différents interlocuteurs, et posez leur des questions telles que :

• “Quels arguments feraient que tu t’inscrives à l'événement ?
• “Si tu devais t’inscrire, de quelles informations aurais-tu besoin” ?

Voici des exemples d’éléments auxquels votre site doit répondre:

• Intérêt de participer à l’événement
• Adresse et plan d’accès (parking, covoiturage, navettes…)
• Prix et conditions d’annulation
• Possibilités de venir accompagné ou de transférer l’invitation à un collègue
• Comment modifier son inscription ?

Prévoyez une FAQ et un moyen pour les participants de vous contacter depuis le site d’inscription.

7. Composez un formulaire d’inscription concis et clair

Le formulaire d’inscription doit être simple et clair. Moins vous posez de questions, plus le taux de conversion sera élevé. Deux astuces peuvent être envisagées :

• Segmentez vos formulaires pour que chaque invité ne voit que les questions pertinentes pour lui (par exemple, ne demandez les restrictions alimentaires qu’à ceux qui ont indiqué participer au “déjeuner de l’événement”)
• Envoyez un questionnaire complémentaire après l’inscription pour demander d’autres informations moins essentielles.

8. Définissez la stratégie d’invitation et de relance

Concevez vos messages d’invitation avec soin. Choisissez une plateforme qui vous permettra de segmenter vos campagnes afin d’envoyer des séquences d’invitation différentes selon les typologies d’invités. Vous devez être en mesure de ne relancer que ceux qui ne se sont pas inscrits. Prévoyez précisément le nombre de relances et les dates de ces dernières. Envoyez chaque relance à des heures et des jours différents pour maximiser les chances d’atteindre votre cible, et adoptez des arguments variés afin d’être sûr de faire mouche !

9. Testez, testez et exécutez !

Soyez perfectionniste et prenez du recul. Testez le parcours d’inscription dans son intégralité. Un bon moyen de trouver des coquilles est de faire une démonstration intégrale du processus à quelques collègues. A chaque fois, couvrez un cas différent (ex: parcours sur mobile, parcours d’un participant VIP etc…).

10. Effectuez un rapport de performance et itérez !

Durant et après l’événement, efforcez-vous d’effectuer un rapport écrit de votre expérience avec la plateforme. Identifiez ce qui a été une réussite et ce qui vous a manqué (ou ce qui vous a fait perdre du temps). Transmettez ce rapport à votre équipe et à votre correspondant au sein de la plateforme afin d’en tirer des leçons et d’améliorer la gestion des prochains événements.