Reunimos uma lista de 10 aspectos cruciais a ter em conta para maximizar a utilização da sua próxima plataforma de registro.

1. Identifique suas necessidades

A escolha da sua plataforma de registro deve ser motivada por um perfeito entendimento e antecipação das suas necessidades.

Isso permitirá uma comparação objetiva de recursos e preços.

Aqui estão algumas áreas que podem influenciar muito sua escolha:

  • A inscrição no meu evento é gratuita ou paga (ingressos)?
  • A plataforma deverá ser capaz de gerenciar inscrições de grupos?
  • Precisarei de recursos adicionais para inscrição: check-in, networking, reuniões entre participantes, etc.

2. Não subestime a privacidade e a segurança!

Uma vantagem de utilizar uma plataforma é não precisar mais compartilhar seus anúncios por e-mail e limitar o número de pessoas que têm acesso a eles. A plataforma escolhida ainda deve ser segura. Para ter certeza:

  • Leia sua política de privacidade em termos gerais
  • Certifique-se de que a plataforma tenha tamanho e idade confiáveis
  • Pergunte se foram realizadas auditorias de segurança
  • Peça detalhes sobre a conformidade com o GDPR
  • Verifique se os dados estão armazenados na UE. Uma empresa francesa (por exemplo, Digitevent, Weezevent) terá maior probabilidade de operar dentro de um quadro regulamentar semelhante ao seu.

3. Compare!

Uma promessa e uma apresentação de um vendedor não são tudo. Solicite uma demonstração do produto e/ou conta de teste. Este teste permitirá que você forme uma opinião sobre a experiência do usuário, tanto para seus futuros participantes quanto para a equipe organizadora. Compare também as avaliações no Google. “A plataforma escolhida deve ser ergonômica, rápida e tranquilizadora” explica Lucien Derhy, cofundador da Digitevent. “Você deve gostar de trabalhar com isso!” Por trás da palavra “plataforma de registo” podem de facto esconder-se diversas realidades que estão longe de ser equivalentes…

4. Não se apresse na configuração da plataforma

A plataforma é uma forma de concretizar tecnicamente o seu plano de evento. Mas para fazer isso, sua estratégia deve ser claramente definida com antecedência. Você precisa saber, antes de iniciar a configuração, quem serão seus stakeholders, quais são suas motivações para participar do evento... Pergunte-se sempre por que e o que trará seus participantes. Dependendo disso, você poderá estabelecer um plano de comunicação ideal e enviar a mensagem certa, tanto nas campanhas quanto no site de cadastro.

Definir objetivos claros, especialmente em relação ao andamento das inscrições. Ao definir um objetivo para o número de participantes e assumir uma taxa de conversão, saberá o número de potenciais clientes a convidar e, se necessário, saberá se deve aumentar o esforço de marketing.

5. Estabeleça e siga uma identidade visual consistente

  • Mantenha-se fiel à imagem da sua marca, tanto no site como nas suas campanhas de marketing.
  • Identifique as 4 a 5 cores oficiais na paleta da marca. Use apenas elas e não improvise nenhuma variação…
  • Identifique a fonte utilizada pela marca (às vezes diferente para textos e títulos)
  • identificar o nível de arredondamento, especialmente para botões. Por exemplo, a marca Orange é “quadrada” enquanto a Natixis será muito mais “arredondada”.
  • Use apenas recursos visuais de marca!

Uma boa plataforma deve permitir criar sites bonitos, refletindo a imagem da marca, sem exigir esforço de design de sua parte. Por exemplo, em uma plataforma como a Digitevent, seu regulamento é centralizado para garantir consistência de estilos.

6. Certifique-se de que o site do seu evento seja envolvente e abrangente

Os organizadores tendem a não se colocar no lugar do convidado ao projetar o local do evento. Para quem conhece os segredos da organização, alguns detalhes tornaram-se óbvios... Antes de começar, reserve um tempo para entrevistar diferentes pessoas e faça-lhes perguntas como:

  • “Que argumentos fariam você se inscrever no evento?
  • “Se você se registrasse, de quais informações você precisaria”?

Aqui estão alguns exemplos de elementos aos quais seu site deve responder:

  • Interesse em participar do evento
  • Endereço e mapa de acesso (estacionamento, caronas, ônibus, etc.)
  • Preços e condições de cancelamento
  • Possibilidades de vir acompanhado ou transferir o convite para um colega
  • Como modificar seu cadastro?

Forneça perguntas frequentes e uma maneira para os participantes entrarem em contato com você no site de inscrição.

7. Elabore um formulário de registro conciso e claro

O formulário de inscrição deve ser simples e claro. Quanto menos perguntas você fizer, maior será a taxa de conversão. Duas dicas podem ser consideradas:

  • Segmente seus formulários para que cada convidado veja apenas as perguntas que são relevantes para ele (por exemplo, pergunte sobre restrições alimentares apenas para aqueles que indicaram que participarão do “almoço do evento”)
  • Envie um questionário adicional após o registro para solicitar outras informações menos essenciais.

8. Defina a estratégia de convite e acompanhamento

Planeje suas mensagens de convite com cuidado. Escolha uma plataforma que lhe permita segmentar as suas campanhas de forma a enviar diferentes sequências de convites de acordo com os tipos de convidados. Você deve poder acompanhar apenas aqueles que não se registraram. Planeje com precisão o número de lembretes e suas datas. Envie cada lembrete em horários e dias diferentes para maximizar as chances de atingir seu objetivo e adote argumentos variados para ter certeza de acertar o alvo!

9. Teste, teste e execute!

Seja perfeccionista e dê um passo para trás. Teste todo o processo de registro. Uma boa maneira de encontrar erros de digitação é demonstrar todo o processo para alguns colegas. Cada vez, cubra um caso diferente (por exemplo: jornada móvel, jornada de um participante VIP, etc.).

10. Relate o desempenho e repita!

Durante e após o evento, procure fornecer um relato escrito de sua experiência com a plataforma. Identifique o que deu certo e o que você perdeu (ou perdeu tempo). Envie este relatório para sua equipe e seu correspondente dentro da plataforma para aprender com ele e melhorar a gestão de eventos futuros.