Como aumentar a taxa de participação em seus eventos virtuais e híbridos?

Em 2021, mesmo com um tema de evento muito bom, a principal métrica de sucesso ou fracasso de um evento à distância continua sendo a taxa de participação (e, em segundo lugar, a satisfação...).

Algumas técnicas existem a fim de aumentar sua taxa de participação, e isto obviamente é realizado antes do evento:

• A adequação entre o conteúdo proposto e seu público
• A transmissão de informações por todas as partes envolvidas
• As diferentes estratégias de "presentes" e códigos promocionais, para as estratégias "FOMO" herdadas do marketing digital
• Publicidade digital em públicos-alvo
• Teste A/B, emailing e otimização contínua
• O timing dos eventos virtuais
• Coloque um pouco de diversão em seus eventos virtuais e híbridos: SURPREENDA seus participantes
• O design do site do evento
• O networking: uma das melhores maneiras de tornar seus participantes ativos
• Preparar o pós-evento - feedback e próximos passos

A adequação entre o conteúdo proposto e seu público

Assim como um todo é a soma de suas partes, sua audiência potencial é a soma de várias audiências menores (chamadas de segmentos).

Estes segmentos estão naturalmente interessados em diferentes tópicos (e até mesmo, mais especificamente, em diferentes pontos dentro destes tópicos). Durante seus eventos, sejam eles híbridos ou totalmente virtuais, nunca esqueça a correlação entre seu conteúdo e seu público.

Por esta razão, seu evento deve ser a soma de vários tópicos menores. Quanto mais um evento for definido, com uma estrutura e um plano, mais seus participantes ficarão tranquilos e confiantes de que obterão informações úteis.

Você também pode (e esta é a vantagem dos webinars) envolver especialistas de todo o mundo, para organizar videoconferências de qualidade excepcional e aumentar sua notoriedade.

Na verdade, se você realmente quer ter certeza de que está engajando seu público, crie um formulário de pesquisa para perguntar diretamente a seus participantes sobre os tópicos e temas que eles gostariam que você abordasse.

A transmissão de informações por todas as partes envolvidas

Suas redes sociais e as de seus palestrantes e patrocinadores representam uma grande visibilidade potencial! Se você tem um blog ou uma intranet da empresa, não hesite em comunicar todas as informações relevantes (qual é o interesse de seus participantes em participar de seu evento virtual/híbrido? - quando participar, onde se inscrever, que temas são abordados, quem são os palestrantes...)

Você também precisará aproveitar a notoriedade das partes envolvidas fora de sua empresa: quanto mais seus patrocinadores ou palestrantes forem conhecidos, maior será a exposição potencial de seu evento e mais eficaz será a co-branding.

Comece por afinar a descrição do anúncio de seu evento em redes sociais: visual (pergunte ao seu designer gráfico ou use softwares como Adobe Illustrator, Canva, Figma...).

Em seguida, escreva uma descrição que deve estar de acordo com o tom de sua empresa, enquanto faz com que o leitor queira saber mais. Recomendamos que você escreva seu texto utilizando a estrutura da AIDA, que é bem conhecida em marketing:

• O A de Atenção - captando a atenção de seu leitor nas primeiras linhas (muitas vezes falando sobre um problema recorrente que ele pode encontrar)
• O I de Interesse - Mostre como seu evento ajudará a resolver seu problema, e que interesse seu leitor teria em se inscrever.
• O D do Desejo - Escreva com um toque de originalidade, algo emocional ou incomum sobre seu assunto, a fim de criar uma diferenciação em sua comunicação.
• O A para Ação - Termine encorajando seu leitor a agir: muitas vezes fornecendo um link para o site de seu evento.

Este caminho lógico, que se baseia nos problemas de seus participantes e ao mesmo tempo fornece uma solução (seu evento), ajuda a converter mais de seus leitores em participantes.

Uma vez escrito e publicado seu post, não hesite em pedir a seus patrocinadores e palestrantes que transmitam sua mensagem. Eles geralmente ficarão felizes em fazê-lo sem nenhuma compensação, pois isso também lhes dá boa publicidade.

As diferentes estratégias de "presentes" e o "FOMO"

O marketing e a psicologia comportamental são úteis em muitas áreas, especialmente quando se trata de convencer as pessoas a agir.

Uma dessas estratégias de marketing é oferecer presentes sob a forma de concursos, para multiplicar a difusão de sua comunicação. Mesmo que você tenha um orçamento pequeno, não hesite em oferecer presentes atraentes ou mesmo cupons de desconto em seus produtos e serviços.

Realize um sorteio em seu evento para aumentar a participação e a retenção de participantes em seu evento.

O FOMO, herdado do inglês "Fear Of Missing Out" ou "Medo de ficar de fora", é o ato de criar uma emergência - tal como uma data de expiração do código promocional, um prazo para o registro de seu evento, etc. - a ser cumprida.

Esta técnica pode estimular seus prospectos a agir e reservar seus lugares em seu evento (a propósito, você só tem até 28 de fevereiro para assinar nossa newsletter...).

Publicidade digital em públicos-alvo

Se você tem um orçamento de comunicação para um grande evento, uma maneira de atrair novos prospectos é simplesmente patrocinar palavras-chave relacionadas ao seu evento durante uma campanha publicitária.

• Por exemplo, o Google Ads oferece para destacar anúncios em motores de busca, dependendo de seu orçamento.

Esta técnica sem dúvida lhe trará audiência e eventualmente gerará leads, mas cabe a você escolher as palavras-chave certas para garantir a qualidade do público que verá seus anúncios.

• Você também pode entrar em redes profissionais, como o LinkedIn, que pode ser mais relevante se seu evento tratar de um tópico profissional.

Mesmo no LinkedIn, você tem maneiras de criar um post patrocinado sobre seu evento: você pode definir este post para alcançar apenas certas pessoas em certos cargos de responsabilidade, em certos setores.

• Também existem possibilidades no Facebook e Instagram (que oferecem um ajuste bastante preciso das escolhas do público).

Não hesite em explorar a rede à qual seu público está mais ligado, mas não se perca no processo, querendo "estar em todos os lugares".

Teste A/B, emailing e otimização contínua

Os testes A/B são uma forma de otimizar suas comunicações para tentar duas abordagens (A e B) e manter apenas aquela que é mais eficiente.

Há várias maneiras de fazer testes A/B em suas ações de evento: preparar vários grupos de público e enviar um e-mail diferente para cada um (o assunto pode ser diferente, a abordagem também, a imagem da ilustração...). Você terá então que observar os resultados, depois enviar o e-mail com as melhores estatísticas para todo o seu segmento.

Esta técnica permite testar suas comunicações em porções menores do público, limitando assim o risco de "flopping".

À medida que você for passando pelos vários eventos que estará fazendo, naturalmente desenvolverá a capacidade de ser cada vez mais eficaz em suas comunicações, o que terá um impacto significativo em sua taxa de participação.

Seu anúncio por e-mail deve seguir um plano de teste A/B, como já vimos. Mas como você escreve um bom e-mail de convite para maximizar sua taxa de participação?

Imagine que cada e-mail que você envia é um pequeno vendedor promovendo seu evento: qual seria seu slogan? O assunto de seu e-mail deve corresponder a esta frase: ela deve fazer com que você queira clicar no e-mail.

Teste o assunto do e-mail em seus colegas e alguns pequenos segmentos de seu público. Faça o mesmo para a imagem da ilustração (se você não tiver uma, tente criar uma - com Canva, por exemplo, é sempre melhor).

Para o corpo do texto, ele deve conter absolutamente a finalidade do evento, o problema que seu evento virtual resolverá para seus participantes, o programa, os palestrantes e uma chamada à ação (um botão de inscrição, por exemplo). Às vezes, acrescente alguns toques de mistério, como um convidado surpresa que você só revelará durante o evento, para despertar a curiosidade de seu leitor.

Se você tiver medo de cometer erros em seu e-mail, verifique se seu e-mail não contém um dos 14 erros de e-mail que listamos para você.

Lembre-se: quanto mais seu e-mail é trabalhado, mais seus visitantes se inscrevem.

O timing dos eventos virtuais

Em que dia e horário você deve realizar seu evento virtual? 

Este é um grande problema que todo organizador de eventos conhece.

Para responder a esta pergunta, que pode mudar totalmente sua taxa de participação, temos várias recomendações:

1. Faça uma enquete com seu público perguntando-lhes qual o horário que eles prefeririam e dê-lhes duas ou três opções.
   
2. Você também deve pensar na disponibilidade das pessoas com quem você está falando: empresários experientes não têm a mesma disponibilidade que os jovens, por exemplo. Portanto, pense "como" seu público e faça sempre as coisas no seu melhor interesse.
   
3. Pense na diferença horária e priorize o horário de fim de dia da audiência que você quer abordar primeiro.
   
4. Se possível, organize seus eventos no início ou nos finais de semana, para evitar estar em um dia em que os arquivos estejam se acumulando para seus clientes e onde seu evento será secundário em relação às emergências a serem tratadas.

Coloque um pouco de diversão em seus eventos virtuais e híbridos: SURPREENDA seus participantes

Não podemos dizê-lo o suficiente: colocar diversão em um evento virtual ou híbrido significa garantir que os participantes estarão mais atentos e investirão mais.

Aqui estão algumas dicas, mas você pode encontrar nossa lista completa para manter seus participantes engajados em seus eventos:

1. Atraia palestrantes que estão fora do prisma habitual: Nunca hesite em convidar um palestrante que não tem nada a ver com a área de sua empresa. Eles podem trazer sua própria visão sobre o tema abordado em seu evento virtual.
2. Organize brincadeiras, mesmo virtuais: não hesite em usar soluções de interação, jogos e questionários sobre o conteúdo do seu evento. A vantagem é dupla: seus participantes se sentem investidos e não querem ser "deixados à margem" enquanto todos participam. Ninguém gosta de terminar em último!
   Do seu lado, você poderá verificar ao vivo a atenção e a compreensão de seus participantes sobre seu conteúdo, além de construir uma melhor reputação pela qualidade de seus eventos.
3. Convide um ator para uma rápida apresentação (mesmo em vídeo, os bons comediantes continuam engraçados e sabem rir de todos os assuntos) em torno de seu tema. Há até mesmo comediantes anglo-saxões especializados em energizar eventos corporativos.
   

O design do site do evento

Seu hotsite de evento é o último passo no processo. Ele será usado para sediar seu evento, mas também para falar sobre ele. O site é a verdadeira vitrine virtual do seu evento, o catalisador de informações.

Portanto, é necessário prestar especial atenção à aplicação de um design bem pensado (muitas vezes por uma direção artística, designers gráficos...). Você também deve certificar-se de que seja totalmente compatível com diferentes tamanhos de tela: de smartphones a grandes telas de 15 polegadas.

A utilização da Digitevent lhe permitirá assegurar todos estes aspectos, mas em qualquer caso, faça com que seu site seja testado por colegas para garantir que a experiência seja agradável e que as informações de base sejam úteis.

Seu site também deve conter um menu com títulos claros e úteis, como a programação, os palestrantes, o link para o formulário de inscrição ou informações práticas.

Se você não estiver tecnicamente confortável, desenvolvemos uma ferramenta intuitiva de criação de sites para permitir que você crie facilmente o site dos seus sonhos.

O networking: uma das melhores maneiras de tornar seus participantes ativos

Seus visitantes se inscrevem em seu evento por uma de duas razões:

1. Eles pensam que vão ganhar algo, conteúdo relevante, uma nova abordagem, ferramentas que lhes permitirão resolver seus problemas.
   
2. Eles podem expandir sua rede e fazer novos contatos comerciais, o que lhes pode trazer oportunidades de negócios.

Este segundo ponto é bastante crucial para o seu evento. Se seu evento for projetado para abordar esta segunda questão, você deve planejar uma solução de encontro entre seus participantes.

Graças a isso, você permite que eles não sejam mais meros espectadores em seu evento - mas que assumam um papel ativo nele!

Útil em dezenas de tipos diferentes de eventos, este módulo de agendamento de encontros torna seu participante autônomo e multiplica o valor agregado de seu evento digital.

Preparar o pós-evento - feedback e próximos passos

Mesmo antes de seu evento online ou híbrido, você já pode pensar em como obterá feedbacks e dados.

Você pode agendar um e-mail algumas horas após o evento, para que você saiba o que seus convidados pensaram, o que eles gostariam de ver em eventos futuros...

Também é costume (se você tiver visibilidade suficiente) comunicar suas próximas datas de eventos ou as próximas notícias de sua empresa.

Esperamos que este guia o ajude a ver mais claramente as boas práticas a serem aplicadas em seus próximos eventos.

Esperamos sinceramente que isso o ajude a transformar mais visitantes em participantes de seus eventos online e híbridos.