Aqui vamos nós: você começa a projetar seu próximo evento corporativo. Lista de participantes, escolha do local, mensagens-chave a transmitir, atividades a planear… por onde começar?

A resposta pode ser resumida em duas palavras: resumo do evento.

Você está no lugar perfeito para começar com o pé direito. Descubra aqui tudo o que você precisa para elaborar o briefing do seu evento com eficiência, sem omitir nenhum detalhe e com total tranquilidade.

O que é um briefing de evento?

Um briefing de evento é um documento muito compreensível usado para apresentar os detalhes da organização de um evento.

Pode ser utilizado tanto por uma agência de eventos (para apresentar a sua proposta ao seu cliente) como diretamente pelo patrocinador do evento (como apoio à organização do evento com os diferentes fatores envolvidos na empresa).

É utilizado para todos os tipos de eventos: feiras, seminários, team building, incentivos, inaugurações, lançamentos de projetos, turismo de negócios, noites de empresa, etc.

Por que criar um briefing para o seu evento?

Na hora de organizar um evento nada pode ser deixado ao acaso. Seus convidados estão esperando por você - e o resumo do seu evento está lá para ajudá-lo a planejar tudo nos mínimos detalhes.

Dentre os objetivos de um bom briefing de evento, podemos citar notadamente o fato de:

  • Descreva claramente o que é esperado do evento e seus objetivos.
  • Planeje cuidadosamente cada etapa da criação do evento. Seu briefing facilita a organização e distribuição de tarefas, esclarecendo as etapas, recursos necessários e prazos.
  • Planeje o momento a ser respeitado no dia D, detalhando o andamento do projeto do seu evento.
  • Alinhar e coordenar os diferentes fatores (internos e externos à empresa) do evento. O briefing do seu evento permite sincronizar as expectativas de todos os seus participantes e parceiros (clientes, equipes, prestadores de serviços), proporcionando-lhes uma visão clara e detalhada.
  • Reduza erros. Ao ter todas as informações essenciais em documento centralizado, evita mal-entendidos e erros dispendiosos - especialmente em detalhes logísticos importantes. Também é possível antecipar melhor imprevistos.
  • Gerencie de maneira ideal o orçamento do seu evento. Ao especificar prioridades e detalhar os elementos do seu evento, é mais fácil controlar os seus custos e fazer escolhas financeiras informadas.
  • Simplifique a comunicação. O resumo do seu evento serve como um ponto de referência comum para equipes e parceiros, garantindo uma comunicação clara e regular durante todo o projeto.

Além do mais, se você é gerente de projetos em uma agência de eventos e for colocado em uma competição para um projeto, seu briefing se tornará um suporte de apresentação comercial ao cliente. Isso permitirá que você defenda os cenários do seu evento e leve sua visão geral ao cliente para que ele possa fazer uma escolha informada.

Tantos bons motivos para cuidar bem do briefing do seu próximo evento.

“Um briefing de evento bem elaborado é o GPS do seu projeto: ele orienta em cada etapa, antecipa imprevistos e alinha todos os stakeholders. Na Digitevent, vemos essa ferramenta como a chave para um evento de sucesso, onde cada detalhe é dominado para oferecer uma experiência memorável.”

– Thierry Ottavy, especialista em gestão de eventos da Digitevent.

9 etapas para escrever o briefing do seu evento de maneira eficaz

Reserve um tempo para seguir as nove etapas a seguir para criar um resumo do evento eficaz, completo e compreensível para cada uma das partes interessadas em seu projeto.

1. Apresente a empresa e o público-alvo

Comece o briefing do seu evento com uma apresentação completa do seu negócio (ou do seu cliente, se você for uma agência). Seus leitores precisam entender exatamente quem é sua organização, o que ela faz e como o faz.

Em particular, lembre-se de detalhar:

  • A história e missão da sua empresa. Resuma brevemente a história, missão e visão da sua empresa para fornecer um contexto geral.
  • Seus valores principais. Partilhar os valores fundamentais da organização (inovação, eco-responsabilidade, qualidade, etc.) para que sejam integrados na concepção do evento.
  • A voz e o tom da marca. Oriente sobre o tom que sua marca adota em sua comunicação. É formal, amigável, perturbador?
  • Os produtos a serem destacados, se estiver organizando um evento relacionado a um ou mais produtos da empresa (lançamento ou apresentação).
  • Agora você pode passar para o público-alvo. Tenha o cuidado de descrever os elementos demográficos ligados aos seus hóspedes: idade, profissão, local de residência, interesses particulares... Mas acima de tudo, não hesite em entrar em detalhes sobre as suas necessidades e expectativas. Que tipo de experiência seu público-alvo procura? Especifique as suas preferências em termos de conteúdo, formato ou mesmo canais de comunicação.

Conselhos Digitevent adicionais

Inclua suas experiências de eventos anteriores no resumo do evento. Compartilhe alguns exemplos de eventos de sucesso, explicando o que funcionou bem. Mencione também quaisquer desafios ou ajustes desejados para evitar erros do passado e fornecer caminhos para melhorias.

2. Defina os objetivos do seu evento

Em segundo lugar, aborde a parte “Por quê?” do briefing do seu evento. Os seus leitores devem compreender porque está lançando este evento, graças aos objetivos específicos que lhe estão associados: reforço da sensibilização, formação, networking, aproximação de colaboradores, fidelização de clientes, etc.

Lembre-se também de explicar qual é a mensagem principal e central a ser comunicada durante o seu evento. Por exemplo, você pode querer destacar: a inovação tecnológica demonstrada pela sua empresa, ou a sua proximidade com o cliente.

Por fim, inclua nesta seção como você planeja medir o sucesso do seu evento. Para isso, defina seus indicadores de desempenho: número de participantes, índice de satisfação, ROI, etc.

Conselhos Digitevent adicionais

Se o seu evento tem vários objetivos, priorize-os. A ideia: priorizar os seus diferentes objetivos, com base naqueles que mais agregam valor à sua empresa ou à divisão envolvida no evento. Para isso, aproxime-se das diferentes áreas nas quais o seu evento terá impacto (RH para eventos internos, vendas e marketing para eventos externos, etc.), e recolha as suas necessidades. Assim, poderá definir com mais força as prioridades do seu evento - e, portanto, desenhar um evento com base num briefing orientado para o ROI.

3. Detalhe o conceito e tema do seu evento

Agora é a hora de pensar nas ideias criativas que você tem para o seu evento. Primeiro, descreva simplesmente o seu tema central: é um dos seus valores? Um novo produto que você deseja apresentar com grande alarde? Uma nova conquista para comemorar com seus colegas?

Em seguida, descreva a experiência desejada em seu evento. Que mensagens e emoções você deseja transmitir? Especifique a atmosfera, a cenografia, o estilo e o ângulo criativo.

Conselhos Digitevent adicionais

Nesta fase do resumo do seu evento, pense em contar histórias. Os eventos mais cativantes são aqueles que inspiram os participantes, fortalecendo o seu envolvimento. Então jogue com temas fortes (como “a busca pela excelência”, ou “projeção para o futuro”), ou simplesmente com um problema dos seus objetivos que o seu evento irá resolver. Imagine seus participantes como protagonistas de uma grande história, que você deverá contar durante o evento.

4. Estabeleça seu orçamento estimado

Qualquer bom resumo inclui um orçamento do evento previsão. Destaque assim os seus recursos financeiros, graças a um envelope orçamental geral, bem como à repartição por subcategorias: localização, restauração, decoração, comunicação, etc.

Para um orçamento estimado eficaz, liste todos os itens essenciais (aluguel, restauração, equipamento técnico, entretenimento, comunicação, transporte, hospedagem, etc.). Em seguida, priorize cada posição com base nos objetivos do seu evento. Essa priorização permite que você faça ajustes, se necessário, e tenha em mente itens que podem variar, como catering, se o número de participantes variar.

Conselhos Digitevent adicionais

Não se esqueça de definir um orçamento emergencial, um valor destinado a imprevistos. Geralmente recomendamos dedicar 10 a 15% do orçamento a estes eventos de emergência (que não são raros!).

5. Escolha o local e as datas do seu evento

Nesta fase, é hora de traçar as especificações relativas ao local onde o evento será realizado.

Nele, lembre-se de descrever:

  • A capacidade do local desejado, dependendo do número de convidados previstos. Se este for um evento remoto, indique a capacidade do software de videoconferência a ser planejada.
  • A acessibilidade do evento, em termos de localização.
  • Tipos de equipamentos necessários: Este é um evento sentado? Na mesa? De pé ?

Em seguida, especifique a data e horários em que seu evento acontecerá, levando em consideração a disponibilidade do seu público-alvo e possíveis eventos concorrentes.

Conselhos Digitevent adicionais

Como a RSE está mais do que nunca no centro das questões empresariais, não se esqueça de especificar nesta fase se pretende que o seu evento tenha lugar num local certificado pela RSE, ou o mais próximo possível dos seus alvos, a fim de limitar as suas viagens (e, portanto, a pegada de carbono do seu evento).

6. Desenvolva o programa e cronograma do seu evento

O que seus convidados farão no seu evento? É isso que esta parte do resumo do seu evento deve abordar. Faça uma lista de atividades para oferecer e, se possível, planeje a programação geral (sessões, intervalos, animação).

Detalhe também aqui os palestrantes a serem incluídos na programação. Se possível, indique os tempos de palestra e o tipo de atividades que irão apoiar (conferências, workshops, mesas redondas).

Conselhos Digitevent adicionais

Se você ainda não tem uma ideia precisa de como seu evento se desenrolará, comece com um fio condutor que o guiará. Por exemplo, pode ser a apresentação do seu novo produto ou o networking entre os participantes. Em seguida, organize suas diferentes ideias de atividades neste tópico comum. Para ser impactante e memorável, o seu evento deve ser estruturado em destaques – começando com uma abertura cativante e terminando com um encerramento inspirador.

7. Descreva suas necessidades logísticas e técnicas

Agora é a hora de entrar nos detalhes técnicos do briefing do seu evento. Reserve um tempo para listá-los um por um, para garantir a organização de um evento tranquilo.

Inclua no resumo do seu evento:

  • O equipamento que você precisa. Faça uma lista dos equipamentos necessários, em termos de som, iluminação ou mesmo projeção.
  • A infraestrutura procurada. Identificar necessidades específicas, tais como uma bom acesso à Internet, espaços de exposição, acessibilidade para pessoas com mobilidade reduzida, instalações de triagem seletiva para um evento desperdício zero, ou a utilização de materiais sustentáveis ​​nos móveis do seu evento.

Conselhos Digitevent adicionais

Nesta parte do seu briefing, inclua as medidas de segurança a serem implementadas para o seu evento.

  • Para um evento presencial, pense em planos de evacuação, monitoramento de eventos, controle de acesso, gerenciamento de multidões.
  • Para um evento remoto, indique as suas expectativas relativamente à gestão de dados pessoais ou ao RGPD.

E para garantir a entrada no seu evento, o que poderia ser melhor do que uma plataforma de gerenciamento de eventos como a Digitevent? Nosso software possui uma funcionalidade simplificada de check-in de hóspedes - tudo acessível em celular e tablet, para deleite de seus recepcionistas.

8. Defina a sua estratégia de comunicação e promoção

É hora de definir o plano de comunicação que engloba o seu evento e aumentará a sua visibilidade. Escolha os canais para atingir efetivamente o seu público, dependendo de onde ele obtém suas informações: redes sociais, e-mail, imprensa, etc.

Planeje também um calendário promocional, que detalhe seu plano de ação antes, durante e depois do evento para maximizar sua visibilidade.

Por fim, especifique também como você planeja gerenciar inscrições e convites. A partir desta breve fase do evento, você pode escolher uma plataforma de inscrição online. Também forneça lembretes e confirmações para os inscritos.

Conselhos Digitevent adicionais

Na Digitevent, basta gerenciar sua lista de convidados, em uma plataforma ergonômica e intuitiva. Automatize seus lembretes para limitar o não comparecimento e envolver seus participantes antes do evento.

9. Planeje KPIs para avaliação pós-evento

Última etapa do briefing do seu evento, e não menos importante: preparar-se para medir o desempenho do seu evento. Isso deve ser feito com base nos objetivos do evento que você definiu na segunda etapa.

Considere incluir:

  • Pesquisas de satisfação, para coletar feedback dos participantes após o evento.
  • Indicadores de desempenho a seguir para medir o impacto e o sucesso do evento: número de participantes, engajamento, feedback, etc.

Para isso, não hesite em contar com uma plataforma de gestão de eventos, que lhe oferece dashboards completos. Acima, você poderá visualizar todos os KPIs vinculados ao seu evento, como suas inscrições, seus horários de presença, o engajamento de seus convidados ou até mesmo sua taxa de participação.

Conselhos Digitevent adicionais

A RSE está no centro da sua comunicação? Inclua-o em sua avaliação pós-evento. Por exemplo, indique no seu briefing que deseja medir o impacto do seu evento em termos de responsabilidade ecológica através de um simulador de pegada de carbono.

Conselhos adicionais para um briefing de evento de sucesso

Não saia sem ler as dicas principais a seguir, que o ajudarão a criar um briefing completo para o evento - e, portanto, a organizar um evento de qualidade.

Envolva todas as partes interessadas antes de criar o briefing

Sozinhos, vamos mais rápido. Juntos, vamos mais longe. Colete contribuições de todas as partes interessadas em seu evento. Converse com alguns de seus clientes, fornecedores e parceiros para integrar suas expectativas ao briefing do evento. Isso cria adesão e reduz ajustes subsequentes.

Esclareça também as responsabilidades de todos na organização do evento. Mencione quem é responsável por cada aspecto. O suficiente para reduzir a confusão e encorajar a assunção de responsabilidades.

Co-construa o briefing do seu evento entre o patrocinador e o organizador

Melhor prática: crie um resumo do evento colaborativo, onde cada parte interessada possa incluir suas necessidades e expectativas.

  • Por um lado, o patrocinador do evento (o cliente de uma agência, ou o cliente interno de um organizador de evento diretamente com o anunciante) inclui os critérios e requisitos esperados para o evento, bem como as suas especificidades.
  • Por outro lado, o organizador (a agência do evento ou o organizador interno) inclui as informações necessárias ao bom andamento do projeto do evento, bem como a sua expertise na comunicação do evento.
  • Dessa forma, o resumo do seu evento está completo.

Verifique se o briefing do evento está de acordo com o método 5W

O método 5W, ou 5 Porquês, é útil para garantir que o resumo do seu evento responda a todas as questões essenciais para organizá-lo.

Use-o como uma lista de verificação para verificar se você incluiu em seu briefing:

  • O “O quê”, ou seja, o formato do seu evento
  • O “Porquê”, ou seja, os objetivos do seu evento e as questões que ele deve abordar
  • O “Onde”, ou seja, o local do seu evento
  • O “Quando”, ou seja, as datas e horários do seu evento
  • O “Quem” (quem), é o alvo dos seus eventos

Use um formato simples

Quanto mais simples for o briefing do seu evento, mais compreensível ele será para todas as partes interessadas - e, portanto, eficaz. Então vá direto ao ponto. Seja direto nas descrições. Use frases simples e limite o jargão técnico para evitar mal-entendidos.

Por outro lado, organize seu briefing por seções. Estruture seu documento em seções claras para facilitar a leitura, cada uma correspondendo às 9 etapas descritas neste artigo.

Finalmente, simplifique a linguagem usada. Escreva em um estilo acessível para que todos os envolvidos entendam claramente suas expectativas e ideias.

Use elementos visuais para tornar seu briefing mais fácil de entender

O que é melhor para tornar um documento mais compreensível do que elementos visuais? Inclua-os no resumo do seu evento: eles permitirão que seus leitores entendam claramente o que você espera.

Considere em particular a integração:

  • Moodboards e imagens de referência (fotos ou esboços) para ilustrar o tema e a atmosfera visual desejada
  • Tabelas para listar suas informações orçamentárias ou logísticas
  • Gráficos de Gantt para ilustrar prazos
  • Organogramas para apresentar os membros da sua equipe…

E não se esqueça que gerir um evento exige pensar numa infinidade de detalhes, cada um tão importante quanto o outro na experiência global vivida pelos seus participantes. Por isso, utilize uma plataforma abrangente de gestão de eventos, facilitando sua vida do início ao fim.

Conheça a Digitevent, o software de eventos que permite gerenciar com maestria todos os seus eventos corporativos, desde os convites até o envolvimento dos participantes no grande dia.