C’est parti : vous vous lancez dans la conception de votre prochain événement d’entreprise. Liste des participants, choix du lieu, messages clés à faire passer, activités à prévoir … par où commencer ?
La réponse tient en deux mots : brief événementiel.
Vous êtes à l’endroit parfait pour commencer du bon pied. Découvrez ici tout ce dont vous avez besoin pour concevoir le brief de votre événement avec efficacité, sans omettre aucun détail, et en toute sérénité.
Qu’est-ce qu’un brief événementiel ?
Un brief événementiel est un document très compréhensible permettant de présenter les détails de l’organisation d’un événement.
Il peut aussi bien servir pour une agence événementielle (pour présenter sa proposition à son client) que pour le commanditaire de l’événement directement (comme support d’organisation de l’événement avec les différents acteurs à impliquer dans l’entreprise).
Il sert pour tout type d’événement : salons, séminaires, team-building, incentive, inauguration, lancement de projet, tourisme d’affaires, soirée d’entreprise…
Pourquoi créer un brief pour votre événement ?
Dans l’organisation d’un événement, rien ne peut être laissé au hasard. Vos invités vous attendent au tournant - et votre brief événementiel est là pour vous aider à tout prévoir dans les moindres détails.
Parmi les objectifs d’un bon brief d’événement, on peut notamment citer le fait de :
- Décrire clairement ce qui est attendu de l’événement et ses objectifs.
- Planifier minutieusement chaque étape de la création de l’événement. Votre brief facilite l’organisation et la répartition des tâches en clarifiant les étapes, les ressources nécessaires et les échéances.
- Prévoir le timing à respecter le jour J, en détaillant le déroulement des opérations de votre projet événementiel.
- Aligner et coordonner les différents acteurs (internes et externes à l’entreprise) de l’événement. Votre brief événementiel permet de synchroniser les attentes de tous vos participants et partenaires (clients, équipes, prestataires) en leur fournissant une vision claire et détaillée.
- Réduire les erreurs. En ayant toutes les informations essentielles sur un document centralisé, vous évitez les malentendus et les erreurs coûteuses - surtout sur des détails logistiques importants. Il est également possible d’anticiper mieux les imprévus.
- Gérer de manière optimale votre budget événementiel. En spécifiant les priorités et en détaillant les éléments de votre événement, il est plus facile de contrôler vos coûts et de faire des choix financiers éclairés
- Fluidifier la communication. Votre brief d’événement sert de point de référence commun pour les équipes et partenaires, ce qui assure une communication claire et régulière tout au long du projet.
Qui plus est, si vous êtes chef de projet dans une agence événementielle, et que vous êtes mis en concurrence sur un projet, votre brief devient un support de présentation commerciale au client. Il vous permettra de défendre vos scenarii d'événements et d'apporter votre vision globale au client pour qu'il puisse faire un choix éclairé..
Autant de bonnes raisons de bien soigner votre prochain brief événementiel.
"Un brief événementiel bien conçu, c'est le GPS de votre projet : il vous guide à chaque étape, anticipe les imprévus et aligne toutes les parties prenantes. Chez Digitevent, nous voyons cet outil comme la clé d'un événement réussi, où chaque détail est maîtrisé pour offrir une expérience mémorable."
– Thierry Ottavy, Expert en gestion événementielle chez Digitevent.
9 étapes pour rédiger votre brief événementiel efficacement
Prenez le temps de parcourir les neuf étapes suivantes pour concevoir un brief d’événement efficace, complet et compréhensible pour chacun des acteurs de votre projet.
1. Présenter l’entreprise et le public-cible
Commencez votre brief événementiel par une présentation complète de votre entreprise (ou de celle de votre client, si vous êtes une agence). Vos lecteurs doivent comprendre exactement qui est votre organisation, ce qu’elle fait, et comment elle le fait.
Pensez notamment à détailler :
- L’histoire et mission de votre entreprise. Résumez brièvement l'histoire, la mission et la vision de votre entreprise pour donner un contexte général.
- Ses valeurs clés. Partagez les valeurs fondamentales de l’organisation (innovation, écoresponsabilité, qualité…) afin qu’elles soient intégrées dans la conception de l'événement.
- La voix et le ton de la marque. Donnez des indications sur le ton que votre marque adopte dans sa communication. Est-il formel, amical, disruptif ?
- Les produits à mettre en lumière, si vous organisez un événement en rapport avec un ou des produits de l’entreprise (lancement ou présentation).
Vous pouvez désormais passer à l'audience ciblée. Soignez la description des éléments démographiques liés à vos invités : âge, profession, lieu de résidence, intérêts particuliers… Mais surtout, n’hésitez pas à entrer dans le détail de leurs besoins et attentes. Quel type d’expérience votre public cible recherche-t-il ? Précisez leurs préférences en matière de contenu, de format ou encore de canaux de communication.
Le conseil Digitevent en plus
Incluez dans votre brief d'événement vos expériences événementielles passées. Partagez quelques exemples d'événements réussis, en expliquant ce qui a bien fonctionné. Mentionnez également les défis ou ajustements souhaités pour éviter les erreurs du passé et pour donner des pistes d’amélioration.
2. Définir les objectifs de votre événement
Dans un deuxième temps, attaquez-vous à la partie “Pourquoi ?” de votre brief événementiel. Vos lecteurs doivent comprendre pourquoi vous lancez cet événement, grâce à des objectifs précis qui y sont associés : renforcement de la notoriété, formation, réseautage, fédérer les collaborateurs, fidélisation client…
Pensez également à expliciter quel est le message principal, central, à communiquer durant votre événement. Par exemple, vous pourriez vouloir mettre en lumière : l’innovation technologique dont fait preuve votre entreprise, ou bien sa proximité avec le client.
Enfin, incluez dans cette partie la manière dont vous comptez mesurer le succès de votre événement. Pour ce faire, définissez vos indicateurs de performance : nombre de participants, taux de satisfaction, ROI…
Le conseil Digitevent en plus
Si votre événement poursuit plusieurs objectifs, hiérarchisez-les. L’idée : poser une priorité à vos différents objectifs, en fonction de ceux qui apportent le plus de valeur à votre entreprise ou au pôle concerné par l’événement. Pour cela, rapprochez-vous des différents pôles sur lesquels votre événement aura un impact (RH pour les événements internes, commerciaux et marketing pour les événements externes…), et récoltez leurs besoins Vous pourrez ainsi définir vos priorités événementielles de manière plus forte - et donc, concevoir un événement à partir d’un brief orienté ROI.
3. Détailler le concept et le thème de votre événement
Voici venu le temps de vous pencher sur les idées créatives que vous avez à propos de votre événement. Tout d’abord, décrivez simplement son thème central : s’agit-il de l’une de vos valeurs ? D’un nouveau produit que vous souhaitez présenter en grande pompe ? D’un nouvel accomplissement à célébrer avec vos collaborateurs ?
Puis décrivez l’expérience souhaitée sur votre événement. Quels messages et émotions souhaitez-vous véhiculer ? Spécifiez l’atmosphère, la scénographie, le style, et l’angle créatif.
Le conseil Digitevent en plus
À cette étape de votre brief événementiel, pensez storytelling. Les événements les plus captivants sont ceux qui inspirent les participants, pour renforcer leur engagement. Jouez donc sur des thématiques fortes (comme “la quête de l’excellence”, ou “la projection dans l’avenir”), ou tout simplement sur une problématique de vos cibles que votre événement permettra de résoudre. Imaginez vos participants comme les personnages principaux d’une grande histoire, que vous devez raconter au cours de l’événement.
4. Établir votre budget estimatif
Tout bon brief intègre un budget événementiel prévisionnel. Mettez donc en avant vos ressources financières, grâce à une enveloppe budgétaire générale, ainsi qu’une répartition en sous-catégories : lieu, restauration, décoration, communication…
Pour un budget estimatif efficace, listez tous les postes essentiels (location, restauration, matériel technique, animation, communication, transport, hébergement…). Puis classez chaque poste par ordre de priorité en fonction de vos objectifs événementiels. Cette hiérarchisation vous permet d’ajuster en cas de besoin, et garder en tête les postes susceptibles de fluctuer, comme la restauration, si votre nombre de participants varie.
Le conseil Digitevent en plus
N’oubliez pas de définir un budget d’urgence, soit un montant dédié aux imprévus. On conseille généralement de consacrer 10 à 15 % du budget à ces urgences événementielles (qui ne sont pas rares !).
5. Choisir le lieu et les dates de votre événement
À cette étape, il est temps de rédiger un cahier des charges relatif au lieu où se déroulera l'événement.
Dedans, pensez notamment à décrire :
- La capacité du lieu recherché, en fonction du nombre d’invités prévu. S’il s’agit d’un événement à distance, indiquez la capacité du logiciel de visioconférence à prévoir.
- L’accessibilité de l’événement, en termes de localisation.
- Les types d’équipements nécessaires : s’agit-il d’un événement assis ? À table ? Debout ?
Spécifiez ensuite la date et les horaires où votre événement aura lieu, en tenant compte des disponibilités de votre public cible et d’éventuels événements concurrents.
Le conseil Digitevent en plus
La RSE étant plus que jamais au coeur des problématiques des entreprises, n’oubliez pas de spécifier à cette étape si vous souhaitez que votre événement se déroule dans un lieu certifié RSE, ou bien au plus proche de vos cibles afin de limiter leurs déplacements (et donc, l’empreinte carbone de votre événement).
6. Élaborer le programme et le déroulé de votre événement
Que vont faire vos invités lors de votre événement ? C’est ce à quoi doit répondre cette partie de votre brief événementiel. Faites une liste des activités à leur proposer et, si possible, planifiez le déroulement général (sessions, pauses, divertissements).
Détaillez également ici les intervenants à intégrer au programme. Indiquez si possible les horaires de prise de parole et le type d’activités qu’ils prendront en charge (conférences, ateliers, tables rondes).
Le conseil Digitevent en plus
Si vous n’avez pas encore d’idée précise pour le déroulé de votre événement, partez d’un fil rouge qui le guidera. Il peut par exemple s'agir de la présentation de votre nouveau produit, ou du networking entre les participants. Puis organisez vos différentes idées d’activités sur ce fil rouge. Pour être impactant et mémorable, votre événement doit être structuré en temps forts - en partant d’une ouverture captivante et en se finissant sur une clôture inspirante.
7. Décrire vos besoins en logistique et en technique
C’est le moment de rentrer dans les détails techniques de votre brief événementiel. Prenez le temps de les lister un à un, pour assurer l’organisation d’un événement au cordeau.
Insérez notamment dans votre brief d’événement :
- Les équipements dont vous aurez besoin. Dressez une liste des équipements nécessaires, en termes de sonorisation, d’éclairage ou encore de projection.
- L’infrastructure recherchée. Identifiez les besoins spécifiques, comme une bonne connexion Internet, des espaces d’exposition, une accessibilité aux PMR, des installations de tri sélectif pour un événement zéro-déchet, ou encore l’utilisation de matériaux durables pour votre mobilier événementiel.
Le conseil Digitevent en plus
Prévoyez dans cette partie de votre brief les mesures de sécurité à mettre en place pour votre événement.
- Pour un événement en présentiel, pensez aux plans d’évacuation, à la surveillance de l’événement, au contrôle des accès, à la gestion de la foule.
- Pour un événement en distanciel, indiquez vos attentes en matière de gestion des données personnelles ou de RGPD.
Et pour sécuriser les entrées sur votre événement, quoi de mieux qu’une plateforme de gestion événementielle comme Digitevent ? Notre logiciel dispose d’une fonctionnalité de check-in simplifié des invités - le tout accessible sur mobile et tablette, pour le plus grand bonheur de vos agents d’accueil.
8. Définir votre stratégie de communication et de promotion
Il est temps de définir le plan de communication qui englobe votre événement, et permettra d’accroître sa visibilité. Choisissez les canaux pour toucher efficacement votre audience, en fonction de là où elle se renseigne : réseaux sociaux, email, presse…
Prévoyez également un calendrier promotionnel, qui détaille votre plan d’action avant, pendant et après l’événement pour maximiser sa visibilité.
Enfin, spécifiez également comment vous comptez gérer les inscriptions et les invitations. Vous pouvez dès cette phase de brief événementiel choisir une plateforme d’inscription en ligne. Prévoyez aussi les rappels et confirmations pour les inscrits.
Le conseil Digitevent en plus
Sur Digitevent, gérez simplement la liste de vos invités, sur une plateforme ergonomique et intuitive. Automatisez vos rappels, pour limiter les no-shows et engager vos participants en amont de l’événement.
9. Prévoir des KPI pour l’évaluation post-événement
Dernière étape de votre brief événementiel, et non des moindres : la préparation de la mesure de la performance de votre événement. Celle-ci doit se faire sur la base des objectifs événementiels que vous vous êtes fixés à la deuxième étape.
Pensez notamment à inclure :
- Les enquêtes de satisfaction, pour recueillir les retours d’expérience des participants après l’événement.
- Les indicateurs de performance à suivre pour mesurer l’impact et le succès de l’événement : nombre de participants, engagement, feedback...
Pour ce faire, n’hésitez pas à vous appuyer sur une plateforme de gestion événementielle, qui met à votre disposition des tableaux de bord complets. Dessus, vous pourrez visualiser tous les KPI liés à votre événement, comme vos inscriptions, vos horaires d’affluence, l’engagement de vos invités, ou encore votre taux de participation.
Le conseil Digitevent en plus
La RSE est au centre de votre communication ? Intégrez-la dans votre évaluation post-événement. Par exemple, indiquez dans votre brief que vous souhaitez mesurer l’impact de votre événement en termes d’éco-responsabilité via un simulateur d’empreinte carbone.
Les conseils en plus pour réussir votre brief d’événement
Ne partez pas sans lire les conseils clés suivants, qui vous aideront à concevoir un brief événementiel bien rôdé - et donc, à organiser un événement de qualité.
Impliquer toutes les parties prenantes en amont de la création du brief
Seul, on va plus vite. Ensemble, on va plus loin. Recueillez les inputs de toutes les parties prenantes de votre événement. Discutez avec certains de vos clients, fournisseurs, et partenaires pour intégrer leurs attentes à votre brief événementiel. Cela crée de l’adhésion et réduit les ajustements ultérieurs.
Clarifiez également les responsabilités de chacun dans l’organisation de l’événement. Mentionnez qui est responsable de chaque aspect. De quoi réduire la confusion, et encourager la prise de responsabilité.
Co-construire votre brief événementiel entre commanditaire et organisateur
La bonne pratique : créer un brief événementiel collaboratif, où chacune des parties prenantes peut inclure ses besoins et attentes.
- D’une part, le commanditaire de l’événement (le client pour une agence, ou le client interne pour un organisateur d’événements directement chez l’annonceur) inclut les critères et exigences attendues pour l’événement, ainsi que ses problématiques spécifiques.
- D’autre part, l’organisateur (l’agence événementielle ou l’organisateur interne) inclut les informations nécessaires au bon déroulement du projet d’événement, ainsi que son expertise en matière de communication événementielle.
Ainsi, votre brief événementiel est bien complet.
Vérifier que votre brief événementiel répond à la méthode des 5W
La méthode des 5W est utile pour vous assurer que votre brief d’événement répond à toutes les questions primordiales pour l’organiser.
Utilisez-la comme une checklist pour vérifier que vous avez bien inclus dans votre brief :
- Le “What” (quoi), soit le format de votre événement
- Le “Why” (pourquoi), soit les objectifs de votre événement, et les problématiques auxquelles il doit répondre
- Le “Where” (où), soit le lieu de votre événement
- Le “When” (quand), soit les dates et horaires de votre événement
- Le “Who” (qui), soit la cible de vos événements
Utiliser un format simple
Plus votre brief événementiel sera simple, plus il sera compréhensible par toutes vos parties prenantes - et donc, efficace. Allez donc à l’essentiel. Soyez direct dans les descriptions. Utilisez des phrases simples et limitez le jargon technique pour éviter les malentendus.
D’autre part, organisez votre brief par sections. Structurez votre document en rubriques claires pour faciliter la lecture, chacune correspondant aux 9 étapes décrites dans cet article.
Enfin, simplifier le langage utilisé. Rédigez dans un style accessible pour que chaque personne impliquée comprenne bien vos attentes et idées.
Utiliser des éléments visuels pour simplifier la compréhension de votre brief
Quoi de mieux pour rendre un document plus compréhensible que des éléments visuels ? Incluez-en dans votre brief événementiel : ils permettront à vos lecteurs de bien comprendre ce que vous attendez.
Pensez notamment à intégrer :
- Des moodboards et images de références (photos ou croquis) pour illustrer le thème et l’ambiance visuelle souhaités
- Des tableaux pour lister vos informations budgétaires ou logistiques
- Des diagrammes de Gantt pour illustrer les échéances
- Des organigrammes pour présenter les membres de votre équipe…
Et n’oubliez pas que la gestion d’un événement demande de penser à une multitude de détails, tous aussi importants les uns que les autres dans l’expérience globale vécue par vos participants. Utilisez donc une plateforme de gestion d’événements complète, vous simplifiant la vie de bout en bout.
Découvrez Digitevent, le logiciel événementiel qui vous permet de gérer de main de maître tous vos événements d’entreprise, depuis les invitations jusqu’à l’engagement des participants le jour J.
