Vous avez une vision précise de votre événement, mais comment la transmettre à vos prestataires et équipes ? Sans un document structuré, les malentendus s’accumulent et les risques de ratés explosent.
Le cahier des charges de votre événement est votre boussole : il transforme une idée en plan d’action concret.
Suivez ce guide pour apprendre à rédiger un cahier des charges précis et optimisé, garantissant un événement fluide et sans mauvaise surprise.
Qu’est-ce que le cahier des charges d’un événement ?
Une définition simple du cahier des charges événementiel
Le cahier des charges d’un événement est un document structurant qui liste tous les besoins techniques, logistiques et organisationnels d’un événement.
Pourquoi est-il essentiel ? Car il permet de structurer les besoins et spécifications, de cadrer le budget et de garantir que toutes les parties prenantes sont alignées. Il sert ainsi de référence pour les prestataires et les équipes internes, notamment dans le cadre d’un appel d’offres événementiel.
La différence entre cahier des charges et brief événementiel
Définir un cahier des charges et rédiger un brief événementiel ne sert pas exactement le même besoin.
Le brief événementiel est un document plus synthétique que le cahier des charges. Il donne une vision globale du projet (objectifs, concept, message clé). Il est souvent utilisé en début de collaboration avec une agence ou un prestataire.
On l’utilise pour :
- Orienter une agence ou un prestataire sans entrer dans les moindres détails.
- Donner des pistes à une agence qui a carte blanche pour proposer un concept créatif.
- Pour des événements plus simples ou récurrents, où une base existe déjà - par exemple, pour une soirée d’entreprise, où le seul objectif est de créer un moment festif et mémorable, sans trop de contraintes.
Le cahier des charges, lui, est opérationnel et détaillé : il cadre les ressources, la logistique et les contraintes techniques. Il sert de base de travail pour les prestataires et agences afin qu’ils puissent proposer une réponse adaptée.
Utilisez-le :
- Lors de la préparation d’un événement complexe (conférence, salon, séminaire, team building) nécessitant plusieurs prestataires.
- Lorsque vous avez une vision précise de l'événement et souhaitez recevoir des devis détaillés.
- Pour une consultation ou un appel d’offres auprès de plusieurs agences événementielles.
Par exemple, là où un brief indique : “Nous voulons organiser une conférence de 500 personnes pour promouvoir notre nouvelle solution logicielle”, un cahier des charges détaille le lieu, le budget, le planning, les besoins en billetterie, en check-in, en application mobile pour les participants…
Pour creuser le sujet du brief événementiel, c’est par ici.
“Pour obtenir un cahier des charges efficace, tout tient à l’exhaustivité : vous devez faire comprendre de manière précise à votre interlocuteur l’événement que vous imaginez. Mieux vaut donc ajouter trop de détails que pas assez - c’est ainsi que vous obtiendrez des propositions adaptées à vos attentes, notamment lors de vos appels d’offres. Côté Digitevent, nous faisons en sorte de répondre à ces attentes sur de nombreux points de votre cahier des charges : marketing événementiel, inscriptions, contrôle d’accès, et engagement participant. Le tout sur une même plateforme : pensez-y !”
- Lucas Bohème - Responsable Grands Comptes chez Digitevent
Les éléments essentiels d’un cahier des charges pour votre événement
La rédaction du cahier des charges de votre événement demande une attention aux moindres détails - faute de quoi, votre projet sera moins bien structuré ! Prenez note de tous les éléments essentiels à intégrer ici.
Informations générales
Dans un premier temps, mettez en avant les différentes parties prenantes de l’événement : annonceur, chef de projet, agence événementielle, prestataires, équipe interne, sponsors.
Décrivez également ici :
- Le type d’événement : s’agit-il d’une conférence ? D’un séminaire ? D’un salon ? D’un lancement de produit ?
- Les objectifs de l’événement : voulez-vous générer de la visibilité à la marque ? Favoriser le networking des participants ? Booster les ventes de l’entreprise ? Dérouler une formation pour vos équipes ?
- Le public cible : décrivez votre audience, et indiquez précisément le nombre de participants à prévoir.
Messages clés
Dans cette deuxième partie, il s’agit de formaliser le message que vous souhaitez diffuser au cours de votre événement.
Commencez par décrire le thème de l’événement. Est-il en lien avec vos produits ou services ? Vient-il appuyer les valeurs ou la mission de l’entreprise ?
Rentrez également dans le détail de l’expérience souhaitée pour les participants. Quelle atmosphère souhaitez-vous que votre événement dégage ? Avez-vous des requêtes en termes de scénographie ou de style ?
Budget
Ici, il s’agit de donner votre contrainte budgétaire générale, puis de répartir le budget en différents postes de dépenses. Allouez vos ressources financières entre la location du lieu, les équipements, la restauration, la communication, l’hébergement, le transport, l’animation…
N’hésitez pas à classer ces postes de dépenses par priorités en fonction de vos objectifs. C’est ce qui va aider votre prestataire à avoir assez de flexibilité pour coller à la fois à votre budget et à vos objectifs.
Logistique et technique
Vous entrez ici dans la partie fonctionnelle de votre cahier des charges.
Côté logistique, décrivez les contraintes de votre événement. Il peut s’agir de contraintes liées à :
- L’accessibilité du lieu (notamment en termes d’accès pour les PMR)
- L’hébergement
- Les transports
- Les installations…
Incluez également ici vos contraintes en termes d’équipement. Mettez en avant vos besoins en sonorisation, en éclairage, en projection, en captation vidéo, en connexion Internet…
Programme et déroulé
Il est maintenant temps de décrire la manière dont vous imaginez que votre événement va se dérouler.
Détaillez l’agenda souhaité de votre événement. Indiquez les dates et heures à prévoir, ainsi que les interventions et animations que vous voulez y inclure. Décrivez également le type de conférenciers et d’animations à prévoir.
Si vous avez besoin d’une création de site Internet événementiel ou d’une application participant pour communiquer le programme et gérer les inscriptions, indiquez-le ici également.
Gestion des inscriptions et des invités
Dans cette partie, indiquez précisément comment vous comptez gérer les invitations à votre événement.
Mentionnez vos besoins en termes de méthodes d’inscription et de billetterie. N’oubliez notamment pas de mentionner si vous voulez utiliser des technologies spécifiques, comme une plateforme d’inscription en ligne pour automatiser la gestion des invités, ou bien un système de check-in rapide le jour J pour fluidifier l’accueil et éviter les files d’attente.
La bonne pratique ? Prévoir d’utiliser une solution de gestion d’événement comme Digitevent, qui permet à la fois de gérer vos invitations en ligne, de mettre en place une plateforme d’inscription, et de contrôler l’accès à vos événements de manière sécurisée.
Communication et marketing
Place désormais à la partie de votre cahier des charges d’événement relative à votre plan de communication.
Définissez ici :
- Les supports promotionnels événementiels attendus : site Internet événementiel, réseaux sociaux, emailing, formats print…
- Le besoin en stratégie pour attirer et engager les participants. Inscrivez notamment, si besoin, le fait que vous aurez besoin d’une application événementielle pour renforcer l’engagement des participants.
Sécurité et conformité
Pensez à inclure dans le cahier des charges de votre événement une partie relative à la sécurité.
Incluez-y la création des plans de secours, des dispositifs de sécurité, et la souscription à des assurances. Mettez également en avant la nécessité de bien gérer les accès des participants, ainsi que le contrôle des badges événementiels.
Mesure de la performance
La dernière partie de votre cahier des charges consiste à détailler les KPI qui permettront d’évaluer l’efficacité de l’événement, comme le nombre de participants, l’engagement, le taux de feedback… Prévoyez aussi ici de lancer des enquêtes de satisfaction pour obtenir des retours qualitatifs.
Là encore, une plateforme de gestion d’événement comme Digitevent vous permet d’avoir accès à des tableaux de bord détaillés, et de récolter aisément les résultats de vos questionnaires de satisfaction. Pensez-y !
Comment rédiger un cahier des charges d’événement efficace ?
Vous savez désormais comment élaborer un cahier des charges événementiel bien structuré. Voici comment procéder, en termes d’étapes à suivre et d’outils à utiliser.
Les étapes clés
Tout d’abord, recueillez les besoins de vos différentes parties prenantes. Listez toutes ces parties prenantes - à la fois internes (direction, service marketing, commercial, logistique…) et externes (prestataires, partenaires et sponsors). Puis organiser des réunions ou des entretiens individuels pour recueillir leurs attentes en termes d’objectifs événementiels, de messages-clés à véhiculer, et d’impératifs budgétaires ou logistiques.
Dans un deuxième temps, définissez les objectifs et les priorités de votre projet événementiel. Pour ce faire, regroupez tous les objectifs de votre événement, et priorisez-les si besoin.
Pour bien établir vos priorités, classez vos objectifs en fonction de ceux qui apportent le plus de valeur à votre entreprise ou au pôle concerné par l’événement. Cela vous permet ensuite d’indiquer dans le cahier des charges les éléments essentiels à absolument déployer dans l’organisation de l’événement, ceux qui sont importants, et ceux qui sont optionnels.
Enfin, passez à la rédaction détaillée et la validation du cahier des charges de l’événement avec vos prestataires. Structurez le cahier des charges de manière forte (vous pouvez vous inspirer de la structure décrite ci-dessus). La validation de votre cahier des charges en interne, avant de l’envoyer aux prestataires, est cruciale pour assurer un alignement sans faille par la suite.
Les outils à utiliser
Pour définir le cahier des charges de votre événement, vous pouvez utiliser un modèle pré-rempli, et le personnaliser en fonction des éléments que vous souhaitez y voir apparaître.
Veillez également à centraliser l’intégralité des documents annexes sur un outil de gestion documentaire (Drive) qui sera mis à disposition de vos prestataires potentiels.
Si vous créez votre cahier des charges événementiel dans le cadre d’un appel d’offres, créez également un document permettant de scorer les différentes candidatures en fonction des exigences et contraintes.
Souvent, ce type de document se présente sous la forme d’un tableur Excel qui reprend chacun des points mentionnés dans le cahier des charges. Chaque réponse proposée par les participants se voit ensuite attribuer une note, pour pouvoir ensuite comparer les prestataires potentiels, et faire un choix éclairé.
6 erreurs à ne pas faire dans votre cahier des charges événementiel
Ne vous arrêtez pas en si bon chemin : prenez le temps d’éviter les six erreurs suivantes, pour un cahier des charges d’événement au cordeau !
Ne pas aller dans le détail
Un cahier des charges trop vague ou mal structuré peut prêter à confusion pour les prestataires et les équipes. Rédigez donc un document structuré, détaillé et explicite, avec des sections bien définies et des informations chiffrées.
Négliger les contraintes budgétaires
Si vous ne fournissez aucune répartition priorisée de votre budget, votre prestataire ou chef de projet risque de passer à côté de l’un de vos objectifs primordiaux ! Définissez un budget global et un budget détaillé par poste (location de salle, restauration, matériel, communication…).
Oublier d’identifier clairement les parties prenantes
Ne pas mentionner qui est responsable de quoi peut provoquer des malentendus et des retards. Dans la première partie de votre cahier des charges d’événement, définissez donc un rôle précis pour chaque partie prenante : agence événementielle, prestataires, équipe interne, sponsors…
Ne pas inclure un planning précis
L’absence de dates clés peut désorganiser tout votre projet. Indiquez donc un rétroplanning détaillé de votre événement, incluant des échéances pour chaque tâche : choix du lieu, envoi des invitations, tests techniques…
Négliger l’expérience des participants
Un événement mal organisé peut frustrer les participants. S’ils manquent d’informations, bénéficient d’une signalétique approximative, ou d’un programme confus, c’est toute votre expérience participant qui en pâtit.
Prévoyez donc dans votre cahier des charges une communication claire avant et pendant l’événement. Mettez également en place une application mobile événementielle pour centraliser le programme, les plans et les notifications.
Rédiger un cahier des charges figé et inflexible
Un document trop rigide empêche toute adaptation aux imprévus. Or, on le sait : un événement ne se déroule que très rarement exactement comme prévu ! Prévoyez une marge de flexibilité et mettez en place un suivi pour ajuster certains points en fonction de l’évolution du projet.
Et si vous vous simplifiez l’organisation de vos événements ? Depuis la phase de cahier des charges, Digitevent et sa plateforme de gestion d’événements intuitive vous accompagne dans les invitations, les inscriptions, l’émargement et l’engagement sur vos événements. À vous une planification simplifiée, et des événements réussis !
