Comment organiser un événement éco-responsable?

La Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE) est de plus en plus présente dans le monde du travail, les individus eux-mêmes étant davantage conscients de l’urgence environnementale dans laquelle nous nous trouvons. 

Dans cette démarche, le monde de l’événementiel est souvent montré du doigt : par nature destiné à accueillir du public, il peut engendrer des déchets et du gaspillage. Mais la bonne nouvelle, c’est que c’est dans l’imperfection qu’il y a de l’innovation et une marge de progression !

Nous avons donc répertorié quelques astuces et prestataires afin de vous aider à organiser des événements plus éco-responsable ! Pour faire votre auto-diagnostic rapidement, quel genre d’organisateur seriez-vous parmi ces trois profils ? 

• Informé : L’organisateur d’événement Informé est conscient des répercussions écologiques de son activité et essayera donc de tendre (lorsque c’est possible) vers les options les plus éco-responsables, en sensibilisant les participants et ses prestataires.  
  
• Orienté : Un organisateur d’événement Orienté cherchera dès le début des alternatives à un maximum de composantes polluantes de son événement : un traiteur en circuit-court, des pailles en bambou ou en inox, des décors réutilisables… Dans le cahier des charges, l’aspect écologique est donc clairement priorisé.
  
• Éco-conçu : Un organisateur soucieux de sa politique RSE va éco-concevoir son événement et axer l’événement autour des problématiques environnementales et non l’inverse : c’est ici clairement un objectif 0 déchets, et qui peut permettre d'aborder la norme ISO 20121 qui est la plus reconnue en matière d’événements durables.

La norme ISO 20121 et la charte des événements éco-responsables

Pour standardiser l’effort des organisateurs d’événements dans une démarche RSE, la norme ISO 20121 a vu le jour. Elle est reconnue et permet bien évidemment d’améliorer sa réputation en plus d’appliquer une méthodologie durable pour ses événements.

Quels sont ses points clés ? 

• Identifier et collaborer avec des partenaires et des prestataires éco-responsables
• Établir et documenter une politique RSE avec des rôles et des responsabilités attribués au management. 
• Identifier et évaluer les enjeux puis définir des plans d’actions concrets pour poursuivre ces enjeux
• S’assurer la bonne mise à disposition des ressources nécessaires et du bon niveau de compétence des parties prenantes pour un passage à l’action efficace
• Surveiller et optimiser les performances des processus, à l’aide d’audits internes et de revues de direction

La charte des événements éco-responsables :

Pourquoi ne pas mettre en place votre propre charte d’organisateur d’événements éco-responsables ? Ce document vous permettra d’améliorer votre marque employeur et de réellement impliquer votre structure dans une démarche écologique et sociétale. Voici quelques pistes de réflexion et des engagements que vous pourriez mettre en oeuvre facilement : 

• X% (ex: 80%) des transports vers vos événements doivent pouvoir être faits en transports en commun
• X% de vos prestataires doivent être engagés dans une démarche RSE
• 1 action pour favoriser la parité Hommes/Femmes lors de l'organisation et l’accueil  de vos invités sur vos événements.
• 1 référent en développement durable dans votre société.
• 1 programme d’action sur 6 mois pour sensibiliser vos collaborateurs ou vos invités au développement durable.
• 60% des ustensiles jetables doivent avoir été recyclés ou réutilisés. 
• 1 programme qui veille au respect de l’accès de tous vos événements aux handicapés.
• Organisation obligatoire du tri sélectif dans tous vos événements
• Faire appel à des traiteurs en circuits-courts et éviter le gaspillage alimentaire.
• Faites don des invendus à des associations caritatives
• Réutiliser vos stands et vos décors pour plusieurs événements
• Remplacer l’eau en bouteille par des fontaines à eau
• Recueillez les avis ainsi que les nouvelles idées de vos participants sur la démarche de développement durable que vous avez mis en place
• Trouver des partenariats avec des hôtels Clef Verte (synonyme de fort engagement pour le développement durable) à proximité de votre événement
• Utilisation d'une vaisselle recyclable pour limiter l'empreinte écologique
• Réaliser des bilans carbone de vos événements dans une logique de suivi et d’amélioration continue

Les bonnes idées  pour rendre vos events meilleurs pour les participants et pour la planète :

Certains prestataires de l’événementiel ont bien compris la nécessité d’une démarche engagée et tournée vers plus de progrès et moins de plastique. 

• Pour vos stands : 

Ephemere Square propose des stands réutilisables et conçus en matériaux éco-responsables. 

• Pour le gâchis alimentaire et le traiteur :

L’association Phenix redistribue les aliments non-utilisés et destinés à être jetés. Essayez également de passer par des producteurs bio et en circuits courts, sur Traiteurs de France par exemple.

• Pour les goodies et le matériel : 

Essayez d’utiliser des accessoires réutilisables (comme les fameux verres Ecocup des festivals) et en cas d’événement corporate, pourquoi ne pas offrir une gourde éco responsable Gobi à vos invités ou à vos collaborateurs ? 

Pour les distribution de goodies au sein de vos événements ou des onboardings au sein de votre entreprise, des entreprises telles que Panopli et Ta belle Mer permettent de choisir une alternative simple et écologique aux solutions habituelles.

• Pour les transports : 

Vous pouvez essayez de mettre en place un covoiturage événementiel avec BlaBlaCar, ou faire prendre conscience à vos invités du coût carbone de leurs déplacements avec le calculateur de voyage GoodPlanet.

• Pour les flyers et la communication :

Privilégiez les solutions de gestion d’événements digitalisées (telles que Digitevent) avec des solutions d’emailing intégrés plutôt que d’imprimer des flyers pour faire la promotion de votre événement.

• Faire le diagnostic :

Et si vous souhaitez simplement faire le bilan, l’outil ADERE (Auto Diagnostic Environnemental pour Responsable Événementiel) vous permet d’auto-diagnostiquer votre événement pour pouvoir trouver plus facilement des alternatives écologiques (et parfois économiques). Le calculateur de GoodPlanet peut également vous permettre un auto-diagnostic rapide.

Et Digitevent dans tout ça ? 

Chez Digitevent, on essaie aussi à notre échelle de mener quelques actions...

Nos avons choisi des serveurs qui fonctionnent grâce à l’énergie renouvelable, tant en interne que lors du déploiement de notre solution SaaS sur le cloud et de la création des sites de nos clients.

Nous utilisons notre propre vaisselle (pas de couverts jetables chez nous) : on a banni le fait d’en demander dans les (excellents) restaurants du quartier.

On utilise du papier recyclé pour imprimer nos documents et on limite évidemment au maximum nos tirages papiers.

On privilégie toujours le vélo, les transports en commun puis le covoiturage pour se rendre au bureau ou à des rendez-vous.

On essaie aussi de limiter au maximum notre consommation d'énergie et on trie nos déchets, tandis que nos bureaux sont nettoyés avec des produits sains et respectueux de l’environnement.

Comme vous le voyez, il existe souvent des prestataires engagés afin d’organiser des événements plus éco-responsables, alors, qu’attendez-vous pour vous aussi devenir un acteur du changement ?