Face à une accélération des événements digitaux pour cause de pandémie, de nouvelles solutions d’interactions digitales émergent. Mais en se focalisant ainsi sur la réussite des événements digitaux, l’aspect humain et relationnel de l’événement peut être négligé. Pourtant, il est essentiel - encore plus dans cette situation difficile – de remettre le participant au cœur de l’événement et ce quel que soit le type d’événement.
L’importance d’humaniser les événements digitaux
Maintenir le lien avec ses partenaires, ses clients et ses collaborateurs, est plus que jamais indispensable. En effet, en étant physiquement loin les uns des autres, nous pouvons avoir tendance à nous sentir plus seuls, à être moins engagés, moins valorisés, à être moins productifs…Et si les entreprises font des events digitaux, cela se limite souvent à une simple réunion en visio, sans aucune magie.
C’est pourquoi, il est très important de proposer des solutions créatives, personnalisées, conviviales, dynamiques, voire humoristiques !
Remettre de l’humain dans les événements digitaux se traduit principalement par la notion d’engagement. Et celle-ci doit se retrouver partout.
L’invité au cœur de l’événement digital
Une fois l’organisation technique maîtrisée (on vous explique ici toutes les bonnes pratiques pour organiser un bon événement virtuel), accompagner le participant dans l’expérience de l’événement est crucial.
De ce fait, plusieurs solutions permettent de garder l’invité engagé, diverti, intéressé tout au long d’un événement digital :
1. Soigner chaque étape du parcours utilisateur
2. Créer des petites attentions qui vont différencier votre événement
3. Personnalisez chaque aspect de votre événement pour une expérience optimale
Soigner chaque étape du parcours utilisateur
Nous vous recommandons de vérifier que tout le processus d’inscription est fluide, « user friendly », que l’heure de l’événement est appropriée, que chacun a accès aux mêmes informations et que le processus d’inscription n’a aucun défaut.
Pensez à bien tester votre plateforme avec plusieurs navigateurs et au moins une fois en mobile le site de l’événement et l’email d’invitation, afin de vous assurer que tout correspond à vos attentes.
Un autre point important : vérifiez que les webcams sont de bonnes qualités et que les flux internets sont rapides : de cette manière, les participants et les speakers émettent en HD et l’expérience est toujours plus agréable.
N’hésitez pas à débriefer ou à conclure ’événement tous ensemble, un café à la main, d’une manière un peu moins formelle, pour finir sur une touche de légèreté.
Créer des petites attentions qui vont différencier votre événement
Il faut surtout être bienveillant, se mettre à la place du participant pour chaque étape de l’événement digital.
Il faut les accompagner et tout particulièrement soigner l’expérience d’un événement virtuel.
Dans cette logique, il faut au maximum prendre soin de vos invités, et ne pas négliger le plaisir qu’ils tireront de l’expérience ! Assurez-vous qu’ils passent un bon moment, dont ils se souviendront et qui leur donnera envie d’assister à vos futurs événements.
Si l’événement s’y prête, vous pourrez ajouter des ingrédients tangibles « hors digital ». Les idées ne manquent pas en la matière :
· Des boîtes cadeaux à envoyer ;
· Des repas envoyés à la maison ;
· Des QR codes à scanner pour avoir accès à d’autres contenus ;
· Des mots personnalisés…
Plus c’est concret, sincère, authentique, plus vous êtes certains de montrer votre attention et de faire plaisir ! Pour vos team building et vos séminaires, mais aussi pour vos événements externes, il faut toujours faire cet effort d'authenticité.
Cette recherche d’authenticité doit aussi être présente dans votre présentation : le virtuel permet de mettre moins de distance entre vous et votre audience. En mille mots, comme en une image :
Personnalisez chaque aspect de votre événement pour une expérience optimale
Chaque détail de votre événement digital doit être personnalisé ! À commencer par la plateforme utilisée. Vous pouvez demander à votre expert en événementiel digital de personnaliser l’apparence, d’intégrer des modules de conversations, des sondages, des documents, des quizz et même les replays de l’événement selon l’intérêt spécifique de l’invité.
Pour aller plus loin, vous devriez également segmenter votre événement en mini-workshops spécifiques à certains sous thèmes, pour que les gens aillent directement dans les salles virtuelles qui les intéressent vraiment. Complétez cette idée par la création de rendez-vous 1 to 1 pour que vos participants puissent réseauter et créer du lien humain.
Vos participants doivent moins passer de temps à recevoir de l’information descendante et passer davantage de temps en action, un peu à la manière du réseau social Clubhouse. L'organisation de votre événement et les animations proposées doivent être pensé en ce sens, au maximum, surtout en ligne.
Une autre façon de personnaliser l’expérience est de ne pas oublier d’utiliser des balises variables dans vos emails d’invitation. Cela permet de les personnaliser selon les informations de vos participants (exemple : Bonjour {prénom}, nous t’invitons à {event} ce {date}).
Les outils du digital contribuent grandement à replacer l’invité au cœur de l’événement lorsque l’on sait correctement profiter de ces canaux de communication. Cela sert à rendre les communications digitales plus humaines, et à rendre l’expérience globale plus plaisante.
Conclusion
Remettre de l’humain dans les événements digitaux n’est pas si évident.
Cela demande clairement une expertise complète en événementiel et de bien connaitre son audience.
Nous espérons également que cet article vous aidera à davantage humaniser vos événements digitaux.
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