Frente a uma aceleração dos eventos digitais devido à pandemia, estão surgindo novas soluções para as interações digitais. Mas ao centrar-se no sucesso dos eventos digitais, o aspecto humano e relacional do evento pode ser negligenciado. Contudo, é essencial - ainda mais nesta situação difícil - colocar o participante no centro do evento, qualquer que seja o tipo de evento.
A importância da humanização dos eventos digitais
Manter a ligação com parceiros, clientes e empregados é mais do que nunca essencial. De fato, estando fisicamente longe uns dos outros, podemos tender a nos sentirmos mais sós, menos empenhados, menos valorizados, menos produtivos... E se as empresas fazem eventos digitais, muitas vezes limitam-se a uma simples reunião em vídeo, sem qualquer magia.
É por isso que é muito importante oferecer soluções criativas, personalizadas, fáceis de utilizar, dinâmicas e até mesmo humorísticas!
Trazer o elemento humano de volta aos eventos digitais é principalmente uma questão de envolvimento. E isto deve estar presente em todo o lado.
O convidado no centro do evento digital
Uma vez dominada a organização técnica (explicamos aqui todas as melhores práticas para organizar um bom evento virtual), é crucial acompanhar o participante na experiência do evento.
Como resultado, existem várias soluções para manter os convidados envolvidos, entretidos e interessados ao longo de um evento digital:
1. Cuidar de cada etapa da jornada do usuário
2. Crie pequenos toques que irão diferenciar o seu evento
3. Personalize todos os aspectos do seu evento para uma experiência otimizada
Cuidar de cada etapa da jornada do usuário
Recomendamos que verifique se todo o processo de registo é suave, de fácil utilização, se a hora do evento é apropriada, se todos têm acesso às mesmas informações e se o processo de registo é irrepreensível.
Lembre-se de testar bem a sua plataforma com vários navegadores e pelo menos uma vez no smartphone o site do evento e o e-mail de convite, para ter a certeza de que tudo corresponde às suas expectativas.
Outro ponto importante: certifique-se de que as webcams são de boa qualidade e que as conexões da Internet são rápidas: desta forma, os participantes e palestrantes emitem em HD e a experiência é sempre mais agradável.
Não hesite em debrief ou concluir o evento em conjunto, com um café na mão, de uma forma menos formal, para terminar com uma nota mais leve.
Crie pequenas atenções que irão diferenciar o seu evento
Acima de tudo, é preciso ser benevolente e colocar-se no lugar do participante para cada etapa do evento digital.
Deve acompanhá-los e, especialmente, cuidar da experiência de um evento virtual.
Nesta lógica, deve cuidar dos seus convidados tanto quanto possível, e não negligenciar o prazer que eles terão com a experiência! Certifique-se de que se divertem, que se lembrarão e que quererão assistir aos seus futuros eventos.
Se o evento permitir, pode acrescentar ingredientes tangíveis "não digitais". Não há falta de ideias nesta área:
· Caixas de brindes para enviar;
· Refeições enviadas para casa;
· Uns QR Codes para acessar a outros conteúdos;
· Umas cartas personalizadas...
Quanto mais concreto, sincero e autêntico for, mais certo está de mostrar a sua atenção e agradar as pessoas! Para a construção da sua equipe e dos seus seminários, mas também para os seus eventos externos, deve sempre fazer este esforço de autenticidade.
Esta procura de autenticidade deve também estar presente na sua apresentação: o virtual permite-lhe colocar menos distância entre si e o seu público. Em mil palavras, como numa imagem:
Personalize todos os aspectos do seu evento para uma experiência otimizada
Cada detalhe do seu evento digital deve ser personalizado! Começando com a plataforma utilizada. Pode pedir ao seu expert em eventos digitais para personalizar o layout, integrar módulos de conversação, enquetes, documentos, quizes e até replays do evento de acordo com o interesse específico do convidado.
Para dar um passo à frente, pode também segmentar o seu evento em mini-workshops com subtemas específicos, para que as pessoas acessem diretamente as salas virtuais que realmente lhes interessam. Complemente esta ideia criando encontros 1 a 1 para os que seus participantes façam networking e gerem mais interações humanas.
Os seus participantes devem passar menos tempo recebendo informação "de cima para baixo" e mais tempo em ação, um pouco como na rede social Clubhouse. A organização do seu evento e as animações propostas devem ser pensadas neste sentido, ao máximo, especialmente em linha.
Outra forma de personalizar a experiência é lembrar-se de usar tags variáveis nos seus e-mails de convite. Isto permite-lhe personalizá-los com base nas informações dos seus participantes (exemplo: Olá {primeiro nome}, é um prazer convidá-lo para o {evento} que ocorrerá em {data}).
As ferramentas digitais contribuem grandemente para colocar o convidado de volta no centro do evento quando estes canais de comunicação são devidamente utilizados. Isto serve para tornar as comunicações digitais mais humanas, e para tornar a experiência global mais agradável.
Conclusão
Recolocar o humano novamente em eventos digitais não é tão óbvio.
Requer claramente uma experiência completa em gestão de eventos e um bom conhecimento do público.
Esperamos também que este artigo o ajude a humanizar os seus eventos digitais.
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