Depuis un an, les organisateurs d’événements ont continué, avec résilience, d’adapter leurs events aux formats que les normes sanitaires exigent.
Tout d’abord, nous avons observé une simple transposition des événements physiques au format virtuel, ce qui était un moindre mal compte tenu de l’interdiction de tout rassemblement physique. Nous pensons que cette simple transition n’est pas suffisante.
Depuis l’assouplissement des normes sanitaires, on entend parler de l’hybride un peu partout. À première vue, c’est le meilleur des mondes : créer du lien tout en limitant les coûts, et permettre de toucher le plus grand nombre de participants tout en réduisant l’impact carbone de l’événement.
Nous sommes peut-être à contre-courant, mais nous pensons chez Digitevent que l’hybride ne conviendra que pour certains types d’événements bien spécifiques (détaillés ci-dessous).
Nous devons reposer les bases et comprendre quels formats répondent de façon idoine à quels objectifs événementiels.
1. 😅 Pourquoi le format hybride ne correspond pas à tous les événements
- La cannibalisation
La cannibalisation est un des problèmes majeurs des événements hybrides : certains participants, qui seraient venus en physique, préfèrent rester chez eux. Ainsi, il est plus difficile de quantifier précisément le nombre d’inscrits en physique et on constate un plus grand nombre de no-show dans les événements hybrides.
- Un événement hybride, c’est deux événements.
Évidemment, vous devez gérer une multiplicité de facteurs lorsque vous organisez un événement hybride.
Du côté virtuel : la régie sur place, la retransmission en direct et l’enregistrement, la modération de la plateforme d’interaction, la réalisation… Par exemple, certains logiciels de visioconférence demandent aux modérateurs “d’accepter” les participants, ce qui peut être une expérience frustrante pour une partie des invités s’il y a trop d’attente !
Du côté physique : le lieu, le traiteur, le personnel d’organisation et d’accueil, la logistique événementielle…
Ainsi, on estime qu’un événement hybride coûte en moyenne environ 1,5 à 2 fois plus cher qu’un événement physique. En plus de ces contraintes budgétaires et logistiques, une contrainte de temps évidente existe, puisqu’il faut organiser et soigner la partie technologique virtuelle en plus du projet physique.
- La difficulté à créer une expérience unifiée
Votre événement hybride doit proposer une expérience cohérente et agréable pour tous les types de participants. Or, il est difficile de créer une expérience événementielle unifiée et synchronisée sur deux formats d’événements différents. De plus, il peut être difficile de synchroniser les interactions entre le public sur site et le public en virtuel.
2. 🎥 Quels formats pour quels objectifs ?
Les objectifs NON compatibles avec l’hybride.
On ne peut pas toujours tout avoir. Pour certains objectifs, il est préférable de privilégier un format plutôt qu’un autre. Mélanger ces formats n’est pas forcément la solution la plus adaptée.
- Les team-building
Peut-on vraiment dire qu’une animation en ligne ou un zoom apéro est l’équivalent d’un team-building en présentiel ? Ce type d’événement a comme objectif de créer du lien et est donc, par définition, inadapté au format virtuel (et encore moins à l’hybride, au risque de discriminer un des deux groupes - les virtuels ou les présentiels !)
- Les déjeuners clients
Les déjeuners clients servent à nouer un lien fort avec vos clients, pour établir un contact humain bien plus puissant qu’une relation professionnelle. Ce type d’événements aura donc beaucoup plus de mal à être impactant en virtuel ou en hybride, et ne sera donc pas aussi efficace dans ces formats.
- Les réunions et événements VIP
Les différents types de VIP (partenaires, clients importants, fournisseurs…) ne se satisferont pas d’un événement virtuel, et vous ne devriez pas les en satisfaire. La beauté d’un lieu, les buffets offerts sur place, le personnel de service et toutes les autres prestations qui rendent un événement VIP si agréable ne sont pas reproduisibles en virtuel, et donc ne pourront pas être faits de manière optimale en événement hybride.
Les objectifs compatibles avec l’hybride.
- Les événements de notoriété
Rien de mieux pour se faire connaître que d’être vu auprès d’un maximum de personnes. Pourquoi ne pas combiner le contact du présentiel avec la portée sans limites du virtuel ? Les événements de notoriété sont le parfait exemple des événements qui bénéficient du format hybride.
- Le networking
Le networking peut bénéficier du format hybride : tandis que les rencontres en présentiel sont ponctuelles, un annuaire virtuel serait une bonne solution complémentaire à ces rencontres B2B.
- La création de deals
Pour convertir vos prospects en clients - ou pour recueillir des leads - les deux formats (présentiels et virtuels) permettent un résultat similaire. L’hybride convient donc tout à fait à ce type d’event.
La plupart du temps, on utilise le virtuel pour recueillir ou fournir de
l’information à ses prospects (haut de funnel) et on utilise le format présentiel pour convaincre (bas de funnel).
- Le partage de savoir
Pour tous les événements à vocation de partage de connaissances (associations, fédérations, congrès…), les deux formats conviennent. En effet, le présentiel et le virtuel permettent de faire passer de l’information d’une façon efficace. De plus, le virtuel amène l’assurance que vos supports (powerpoint, vidéos, graphiques…) sont bien vus par tous vos spectateurs.
🤓 Conclusion
La meilleure option n’est pas toujours celle qui offre le plus de canaux de diffusion : il faut prendre le meilleur de ce que chaque format peut offrir, se concentrer sur l’objectif de l’événement de façon distincte, et ne pas toujours opter pour les stratégies omnicanales, qui peuvent être contre-productives.
